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《关于规范公司内部文件管理的通知》范文(公司内部文件管理规定)

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公司内部文件管理规定

为了规范公司内部文件管理，提高文件使用的效率和质量，根据公司实际情况，制定以下文件管理规定：

一、文件分类

公司所有文件按照功能分类，分为内部文件、外部文件和参考文件。其中，内部文件包括公司内部使用的文件、规章制度、工作指南等；外部文件包括公司与客户、供应商、合作伙伴等外部交往使用的文件；参考文件包括公司内部其他部门使用的文件。

二、文件命名

文件命名应当规范、简洁、清晰，遵循字母顺序、文件类型、文件名长度等规定。文件名应当包含文件的主题和内容，不得使用缩写、歧义词、数字等无意义字符。

三、文件存储

公司文件应当存储在指定的位置，按照文件类型、文件名、文件内容等分类存储。公司应当建立文件备份制度，确保文件的安全和可靠性。

四、文件使用

公司各部门应当遵守文件使用规定，合理使用文件，不得将文件私发、共享或泄露给未经授权的人员。文件使用的其他规定请见公司规章制度。

五、文件销毁

公司应当建立文件销毁制度，指定人员负责文件的销毁和处理。文件销毁应当经过专门程序，确保文件的安全和可靠性。

六、其他规定

1. 公司应当建立内部文件管理审核制度，对各部门使用的文件进行审核，确保文件的规范和合法性。
2. 公司应当建立文件保密制度，对敏感文件实行加密、备份和销毁等保护措施。
3. 公司应当建立文件更新制度，及时更新文件的内容和格式，确保文件的时效性和实用性。

特此通知。

公司内部文件管理规定

XX公司

日期：XXXX年XX月XX日

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