会议管理规定（会议室管理规定）-科研云

会议管理规定（会议室管理规定）

1、目的：为规范公司会议管理工作，提升会议效率，强化会议决议执行力，保障公司经营目标达成，特制定本管理规定。

2、适用范围：本规定适用于公司总部各部门、各生产基地、各分公司和子公司召开的时间达到0.5小时的会议和有特殊要求的相关会议。

3、主要内容：

3.1职责分工

3.1.1人力资源与行政部负责本管理规定的拟定、监督和执行检查工作。

3.1.2各部门应根据本管理规定召开会议，并接受人力资源与行政部的监督检查工作。

3.2会议管理原则和要求

3.2.1开会前必须明确会议目的、会议议程，不开无目的、无议程的会议。

3.2.2 时间达到半小时的会议，必须要有签到表和会议记录，不开无会议记录的会议，如临时有特殊规定除外。

3.2.3单次会议原则上不超过2小时，不开无时间限制的会议。

3.2.4每次会议必须能够解决问题，必须形成会议决议，不开无会议决议的会议。

3.2.5时间达到半小时的会议，必须要有会议记录，不开无会议记录的会议。

3.2.6会议决议必须要有人跟踪及结案，不开会议决议无人跟踪的会议。

3.3会议类别

3.3.1 管理例会办公会议

3.3.1.1召开时间：一般每周五晚上召开，特殊情况，另行规定。

3.3.1.2应参会人员：公司总监级及以上领导和各二级部门负责人以及公司临时决定要求参会的人员。

3.3.1.3会议主要内容：通报上周会议决议执行情况和各部门主要工作，商讨公司层面需要决定的事项，制定本周主要工作计划。

3.3.1.4输出文件：会议签到表、会议纪要。

3.3.2每月经营分析会议

3.3.2.1召开时间：一般在每月25号前召开，特殊情况，另行规定。

3.3.2.2应参会人员：公司总监级及以上领导和各二级部门负责人以及公司临时决定要求参会的人员。

3.3.2.3会议主要内容：通报上一月度各部门绩效考核结果、各部门开展的主要工作及取得成果、商讨接下来公司需要开展的主要工作。

3.3.2.4输出文件：会议签到表、各部门负责人绩效考核结果汇总表、会议纪要。

3.3.3 半年度、年度经营分析会议

3.3.3.1召开时间：每年8月召开半年度经营分析会议、每年1月召开年度经营分析会议。

3.3.3.2应参会人员：公司主管级及以上人员和临时决定要求参会的人员。

3.3.3.3会议主要内容：总结半年度和年度工作结果，制定下半年度和当年度工作计划。

3.3.3.4输出文件：会议签到表、会议纪要。

3.3.4合作伙伴大会

3.3.4.1召开时间：由采购部根据采购工作需要选定时间召开。

3.3.4.2应参会人员：部门经理级及以上人员、公司主要供应商。

3.3.4.3会议主要内容：通报公司发展情况及采购工作情况，对各供应商提出合作需求。

3.3.4.4输出文件：会议签到表、会议纪要。

3.3.5公司临时召开的专题会议

公司临时召开的专题会议是指因某个突出事件决定立临时召开的会议。临时召开的专题会议在时间不允许的情况下，可不事先拟定会议议程、可不发布正式的会议通知，但需要会议签到和会议纪要。

3.3.6单个部门内部召开的会议

单个部门内部召开的会议应视会议的时间、参会人员和会议决议情况决定是否进行会议签到及做会议纪要。其中，开会时间达到0.5小时，形成了新的会议决议，一律要进行会议签到和做好会议纪要。

3.3.7多部门联合召开的会议

多部门联合召开的会议是指就某个需要跨部门沟通的事项联合召开的会议。该类会议应提前发布会议通知，做好会议签到和会议纪要工作。

3.4会议管理体系

3.4.1 会议通知的发布

除紧急召开会议导致时间不允许外，凡是规定要求发布会议通知的会议，应至少提前0.5天发布。如若未及时发布会议通知导致会议延期召开或取消，由会议发起单位承担责任。（注：会议通知表格见附件1）

3.4.2会议议程制定

除紧急召开会议导致时间不允许外，凡是规定要求制定会议议程，应在会议正式召开前0.5天制定会议议程。如若未提前做好会议议程或无会议议程导致会议秩序混乱、会议延期等会议事故发生，由会议发起单位承担责任。（注：会议议程表格见附件2）

3.4.3会议资料的收集与制作

会议资料是指会议在召开过程中需要使用到的资料，分为纸质资料和电子资料。在时间允许的情况下，会议发起单位应在会议正式召开前3小时内收集完毕并制作好会议资料。

3.4.4会议室准备

会议室准备包括选定会议室、会议室保洁及座位布置、会议室设备检查及调试。在时间允许情况下，应在正式开会前3小时内完成会议室的准备工作，不允许正式开会时无会议室开会、会议室桌椅摆放杂乱、会议室保洁不到位、要求使用的会议设备没有准备等会议事故发生。

3.4.5会议签到

本管理规定要求进行会议签到的会议，全部要进行会议签到。会议签到表原件由会议发起单位保存，会议签到表复印件由人力资源和行政部保存。（注：会议签到表见附件3）

3.4.6会议现场主持

会议现场主持是指主持召开会议的人员，应在开会前由会议发起单位确定好主持人。主持人应能够控制会议局面，避免会议跑题、会议无决议和会议无时间限制的召开等不良现象发生。

3.4.7会议现场记录

本管理规定要求进行进行会议记录的全部要认真做好会议记录工作。会议发起单位应在会议正式召开前指定会议记录人员。会议记录人员应认真做好会议的主要内容，尤其是关键性的决定或建议。

3.4.8会议室整理

会议召开完毕后1小时内，会议发起单位应自行组织人员和通知保洁人员整理会议室。会议室整理包括会议资料整理、座椅摆放、会议室保洁、会议IT设备关闭。其中会议资料整理含留存于会议室的纸质资料汇总处理、电脑上会议资料的清除、IT设备的关闭由会议发起单位承担，座椅摆放、会议室保洁由保洁人员承担。

3.4.9会议纪要撰写、审核和签发

本管理规定要求撰写会议纪要的会议应认真做好会议纪要工作。会议记录人员应在会议召开完毕后2天内（含会议召开完毕的当天）完成会议纪要的撰写工作并提交至会议发起单位负责人审核，会议发起单位负责人应在会议召开完毕后3天内（含会议召开完毕的当天）完成审核工作，规定的会议纪要签发人应在会议召开完毕后4天内（含会议召开完毕的当天）完成签发工作。公司层会议由总经理签发、部门层会议由部门最高负责人签发、跨部门会议由会议发起单位负责人签发。（注：会议纪要格式见附件4）

3.4.10会议纪要的发布

会议纪要发起单位负责人应自会议纪要签发后1天内（含签发当天）向参会人员及与会议纪要有关的人员发布会议纪要。

3.4.11会议决议跟踪与评估

会议决议必须安排指定人员跟踪执行情况，并每周汇报决议的执行情况，直至决议执行完毕。（注：会议决议跟踪表见附件5）

3.4.12会议资料字体要求

除有特殊规定外，表格内文字一律使用仿宋四号，间距为1.5倍行距；表格外文字，大标题应用仿宋二号加粗，正文标题应有仿宋四号加粗，正文应用仿宋四号。

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