房地产开发企业公司档案管理办法（地产开发行业适用，可下载）

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第一章 总 则

第一条 为规范公司地产档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度，特制订本管理办法。

第二条 凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。

第三条 公司应当加强地产档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。客户档案管理按《客户（业主）档案管理办法》执行。

第四条 公司地产档案管理工作遵循内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密；设施配套完整，存放保管安全的原则。

第二章 管理职责

第五条 档案管理职能部门职责

（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。

（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。

（三）检查、指导公司、各职能部门的档案管理。

（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。

（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。

（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。

（七）组织对档案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。

第六条 档案管理职能机构管理员职责

（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；

（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；

（三）负责检查、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；

（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；

（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。

第七条 职能部门兼职档案员职责

（一）严格执行国家有关档案管理规定，制订本单位的管理措施。

（二）及时收集、整理档案，按规定立卷建档，每年定期更新档案目录。

（三）办理档案查阅、借用、复制等利用工作，并及时收回归档，做好登记。

（四）加强档案管理，确保档案资料完整。

（五）对保管期满和失去保存价值的档案进行鉴定、报备登记并办理申报销毁事宜。

第八条 地产档案管理员岗位职责：

（一）负责销售部所有档案整理存档，包括：公司开发项目资料分类存档备查、公司批示文件及公司部门交接的图纸和文件存档工作。

（二）负责业主档案管理工作。业主档案按照编号、姓名、房号、面积(建筑、套内)、单价、总房款、付款方式、签约日期、交房时间、特殊条款、合同号、附件、联系电话、住址等详细记录造册、备案、存档。

（三）每个业主的档案要完整地装入档案袋编号，项目结束需要交接时要造表登记，档案袋封面要写清楚袋内资料明细，与公司档案室签名交接。

（四）业主档案只限于售楼部内部使用，对外保密，不得向无关人员或别的业主展示和查阅，如公司有关部门借阅必须经销售部部长同意，填写借阅登记单，方可借阅。

（五）负责经公司审定的样本合同以及签字附件的存档。

（六）负责销售部与工程部交接工程变更单的存档工作。

（七）负责与财务部、经营部交接业主合同。

（八）负责与物业公司交接减免物业费用的通知单。

（九）项目网签合同的前期输入及准备.

（十）负责监督业主领取合同并登记签字确认。

（十一）所有物品实行进出库登记，出库物品需经销售部部长签字批准方可出库。

（十二）负责销售部保安、保洁所需物品的采购。

（十三）每个月月底盘点，做到账卡物相一致，次月初分类统计.上报。

（十四）负责销售部固定资产及样板间物品的管理及维护。

（十五）完成领导交办的其它工作。

第三章 管理要求

第九条 员工在各项工作活动完结时，都应将工作中形成的各种档案材料交由所在部门的档案人员统一归档；各部门当年归集的档案材料应于翌年6月底前完成档案整理和移交。

第十条 公司宜根据需要建立档案管理规章制度体系，包括各类文件材料收集、整理、归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等方面的规定，逐步实现档案管理的规范化和制度化。

第十一条 公司设立公司档案室，指定专人兼任档案管理员；各部门、子公司、项目部相应设立档案分室（档案柜），并指定专人为档案管理员；对各种门类和不同载体的档案，由公司档案室和各部门、子公司、项目部档案分室（档案柜）保管。

第十二条 当年立卷归档的档案整理完成后，年度档案目录要逐级报审阅。

股东会（董事会）是公司经营、管理的最高管理机构，董事长代表股东会（董事会）对公司管理具有最终监督权、指导权。

董事长作为公司治理的高层管理人员，也是公司经营、管理的最终监督执行人员，是公司档案管理的第一责任人。

总经理（总裁）作为公司运营管理的高层管理人员，也是公司经营、管理的最终执行人员，是公司档案管理的第二责任人。

第十三条 各部门负责人应加强对本部门档案工作的监督检查。

部门经理要对当年立卷整理归档资料的完整性、真实性要进行全面、细致把握，确保没有疏漏。

其他部门其他人员应当配合档案管理人员做好公司档案资料的收集、整理、归档工作。

第四章 档案的分类及归档范围

第十四条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

第十五条 公司各级档案管理人员按照归档范围分类并明确存放地（详见附件一：档案管理分类细则）。

（一）公司及项目管理类档案：

1、公司证照（含内设机构）：必须交由档案管理职能部门或公司指定管理部门归档。

2、项目证件：必须交由档案管理职能部门归档，其他部门视情况保留复印件。

3、行政管理类文件：此类资料原件必须交由档案管理职能部门归档。

4、行文类文件（部门及以上文件）：此类文件资料原件必须交由档案管理职能部门保管，需要下发文件由档案管理职能部门统一下发。

5、人事管理资料：人员入职、调动、离职需到档案管理职能部门报备登记。

（二）合同类文件：

1、开发类合同：原件必须全部交由档案管理职能部门归档保存，其他部门视情况保存复件。

2、设计合同：此类合同签订完毕后档案管理职能部门保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（附件）。

3、施工合同：此类合同签订完毕后档案管理职能部门保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（附件）。

（三）前期资料：

1、立项文件：涉及部门可暂时保管原件，档案管理职能部门暂存复件或台帐，待事项完结后；原件上报档案管理职能部门归档。

2、建设用地、征地、拆迁文件：此类文件有原件的情况下交由档案管理职能部门归档，无原件的情况下档案管理职能部门保管复印件。

3、规划报建文件：此类文件原件待事项完结后交由档案管理职能部门归档。

4、专业报建文件：此类文件原件须交由档案管理职能部门归档。

5、开工审批文件：此类文件原件待事项完结后交由档案管理职能部门归档。

6、管线报建文件：此类文件原件待事项完结后交由档案管理职能部门归档。

7、竣工验收文件：此类文件原件待事项完结、组卷完毕后交由档案管理职能部门归档。

以上前期类文件资料有原件的情况下档案管理职能部门保留原件归档，无原件的情况下保留复件归档。

（四）工程图纸类资料：图纸、设计变更类文件由技术部及项目部暂时保管，待工程项目清算组卷完成后交由档案管理职能部门归档。

（五）工程施工类资料：此类资料待工程竣工验收组卷完成后交由档案管理职能部门归档。

第五章 管理体制

第十六条 公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司档案管理部门的统筹管理；二级管理是指各部门、项目部的档案资料管理工作

第十七条 公司档案管理的分散与集中。

（一）各部门、项目部地产档案资料台账每月更新一次。

（二）属部门以下资料项目清算前暂由各部门进行保管，并由各部门指定人员每月将档案台账上报至档案管理职能部门。

（三）属工程项目方面的资料，由项目部保管，并于每月将档案台账上报至档案管理职能部门；

其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文原件或批件原件一律交由档案管理职能部门归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后一个月内，项目经理将所有档案移交至档案管理职能部门统一保管。

（四）技术部、项目部负责工程图纸资料的临时保管，已办结资料应在一个月内移交到档案管理职能部门，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

（五）各部门向档案管理职能部门移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。电子档案移交及命名按照《电子文件管理办法》规定执行。

（六）各项目部及部门负责本部门的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到档案管理职能部门统一保管，本单位可视情况保留复印件。

第十八条 各项目部、部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，档案管理职能部门档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第十九条 各部门向档案管理职能部门移交档案时，要严格履行移交手续。档案管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知档案管理职能部门，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚后，才能离职。

第六章 档案的归档、立卷与编号

第二十条 档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。

第二十一条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

一般不得用复印件代替原件存档。

第二十二条 凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理职能部门负责人同意后妥为保存，档案管理职能部门以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送档案管理职能部门归档并换回复印件。

第二十三条 声像档案必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第二十四条 为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

第二十五条 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。

第二十六条 立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。

第二十七条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。

第二十八条 合同类、公司类文件需根据公司规定进行编号（详见公司行文管理办法及公司合同管理制度）。

第七章 档案保管

第二十九条 公司各部门应有专门存放档案的档案柜，档案柜须放置在通风干燥处，避免潮湿、虫蛀、水渍、强光等，柜门应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。

第三十条 归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。

第三十一条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报档案管理职能部门负责人。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

第三十二条 档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及房间钥匙不得随身携带。严禁无关人员随意进入档案室，非档案管理人员无故不许私开档案柜。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

第三十三条 档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。

第八章 保管期限与密级

第三十四条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。

第三十五条 保管期限

文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

（一）永久保存档案：

①公司章程；

②股东名簿；

③组织规程及议事规则；

④董事会及股东会纪录；

⑤政府机关核准文件；

⑥不动产所有权状及其他债权凭证；

⑦工程设计图；

⑧规章制度；

⑨其他经核定须永久保存的文书。

（二）10年保存档案：

①预算、决算书类；

②项目计划资料；

③其他经核定须保存10年的文书。

（三）5年保存：

①期满或解除之合约；

②其他经核定保存5年的文书。

（四）1年保存：

①结案后无长期保存必要者。

第三十六条 档案密级

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。

1、“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。

2、“机密”文书含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3、“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章 档案借阅

第三十七条 凡需借阅公司档案者，均须填写文件借阅申请单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅，详见《文件借阅管理制度及流程》

第三十八条 借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《文件借阅申请单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经部门负责人批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

第三十九条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案管理职能部门要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案管理职能部门审查无误签字后，才能调离。

第十章 档案销毁

第四十条 档案管理职能部门每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。

第四十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经档案管理职能部门负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，董事长批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。

第四十二条 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

第十一章 罚 则

第四十三条 有下列行为之一，视情节轻重，给予经济处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

3、涂改、伪造档案。

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。

6、泄露公司档案机密者。

第十二章 附 则

第四十四条 本办法由档案管理职能部门负责解释、补充，由公司总经理办公会审议后，根据授权分别由公司董事长或总经理批准执行。

第四十五条 签约合作公司履行本公司相关职能部门的，应按本办法的有关执行。

第四十六条 签约

附件一：档案管理分类细则