科学档案,又称科学技术档案,是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算机材料、照片、影片、录像、录像带等科技文件材料。
(一)科技档案种类特点
(1)工业生产技术档案的特点:专业性、标准性、成套性
(2)基本建设档案的特点:成套性、专业性
(3)设备档案的特点:型号成套
(4)自然科学研究档案的特点:成套性、多样性、专业性
(二)科技档案收集工作的方法和要求
1、科技档案收集工作的基本方法:接收、征集、征购或购买、代存、实测补制
2、科技档案收集工作的要求
①、在法律法规的指导下进行收集;
②、收集工作应当遵循科技档案的自然形成规律;
③、收集工作要保证科技档案的质量
(三)科技档案整理工作
1、科技档案分类的基本方法
科技档案分类的标准、层次、级别,应依科技档案的性质、形成规律及其数量而定。总的要求是:同一种科技档案的分类标准应该一致,分类层次应简明,一次分类只能采用一种分类标准。为了使科技档案的分类科学合理,应制订科技档案分类方案或分类大纲,指导分类的顺利进行,保证分类的科学性、一致性和稳定性。
对象分类法:是以一个事务对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行的分类方法。典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。
特征分类法:是以科技档案的内容特征为依据进行的分类的方法。典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。
在实际分类过程中,单纯使用一种分类方法的情况很少,一般是几种分类法结合使用。例如,对水利工程项目进行分类,可采取地域(流域或水系)与工程项目两种分类方法相结合的方法,先按流域(水系)划分大类,再以每个流域(水系)上建造的工程项目为属类,这种二级分类方法可充分体现水利工程档案的形成规律。
2、科技档案号概念与编制方法
科技档案保管单位之间的排列是通过卷、册、袋、盒的编号来固定其次序的。科技档案的保管单位,是指一组数量适中的具有有机联系的科技文件材料,可以是一个案卷,也可以有册、袋、盒等形式。
科技档案号是科技档案案卷的编号或代号,是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。
编制方法:
科技档案号的结构模式:科技档案号=分类号 案卷顺序号。
科技档案号的编注要求:
①、科技档案号的机构要清晰;
②、科技档案号代字的含义要明确;
③、科技档案号的位置要醒目。
科技档案号的编注程序:
第一,设计科技档案号;
第二,编制科技档案代字表;
第三,纳入辅助代号。
(四)科技档案提供利用工作
1、科技档案提供利用工作的含义
科技档案的开发利用就是将科技档案中的各种使用价值予以揭示,并通过各种科学有效的方法,直接服务于国家的各项工作,满足人们的各种利用需求的一项工作。包括:建立和完善科技档案的检索系统;开展科技档案的编研工作;采用多种方式,直接利用;收集反馈信息,不断完善科技档案的管理、服务系统。
2、科技档案提供服务的方式
科技档案的借阅;科技档案的复制供应;科技档案有关内容的抄录;科技咨询;印发目录;编辑出版。
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