规章制度编号：企业（办/3）206-2021
企业公司电视电话会议管理办法
第一章 总则
第一条 为规范企业公司（以下简称“公司”）系统电视电话会议管理，保证会议质量和效果，更好地服务“两个一流”建设，依据国家通信行业标准《会议电视系统工程设计规范》（YD5032—97）、《企业公司会议管理办法》（企业办〔2014〕7号）等有关标准和规定，结合公司实际情况制定本办法。
第二条 公司系统应大力推广电视电话会议。一类会议提倡采用电视电话会议方式，二、三类会议原则上选择电视电话会议方式，一般不召开现场集中式会议，对于跨地区、多单位召开的四类会议一般采用电视电话会议或网络视频会议等方式。
第三条 本办法所称“异地、跨区”是指参加会议人员离开本单位所在行政区域。
第四条 本办法适用于公司总部、分部、各级单位。
第二章 职责分工
第五条 企业办公厅是公司电视电话会议的职能管理部门，负责组织制定完善电视电话会议有关制度，对电视电话会议推广使用情况进行评价考核，对总部电视电话会议进行管理、协调。
各分部、各级单位办公室（综合管理部门）负责组织落实公司电视电话会议有关规章制度，负责本分部、本单位及所属单位的电视电话会议组织管理和推广使用工作。
第六条 企业信息通信部是公司电视电话会议系统的专业管理部门。负责电视电话会议系统的技术发展路线制定、规划设计和建设改造工作。配合办公厅制定完善公司电视电话会议制度，开展公司电视电话会议组织管理和推广使用工作。
企业信通公司负责总部电视电话会议的技术支持保障，具体组织公司电视电话会议推广使用和系统建设运维工作。
各分部、各级单位信息通信部门（单位）负责本分部、本单位电视电话会议和重大活动的技术支持保障，具体组织电视电话会议相关系统建设运维工作；配合办公室（综合管理部门）开展本分部、本单位电视电话会议组织管理和推广使用工作。
第七条 企业后勤部是总部电视电话会议的服务管理部门，负责组织协调总部电视电话会议会场布置和会议服务等工作。
各分部、各级单位后勤管理部门（单位）负责组织协调本分部、本单位的电视电话会议会场布置和会间服务等工作。
第三章 组织流程
第八条 电视电话会议组织程序包括会议审批、会议室预定和会议服务、变更延期、结束等内容，详见附件1《企业公司电视电话会议组织工作流程图》。
第九条 会议审批。一类电视电话会议由办公厅、办公室（会议管理部门）或会议主办部门编制会议方案，明确会议名称、时间、议程、主会场和分会场要求等内容，呈本单位主要领导审批。二类电视电话会议由会议主办部门编制会议方案，呈本单位分管领导审批。三类电视电话会议由会议主办部门请示本单位分管领导批准。四类电视电话会议由会议主办部门主要负责同志批准。
第十条 会议室预定。总部电视电话会议由会议主办部门提出会议室预定申请，办公厅统一协调、审批。各分部、各级单位根据实际参照执行。
第十一条 会前准备。会议主办部门、服务和保障单位及时查看会议室审批情况，开展准备工作，办公厅、办公室（综合管理部门）负责检查和督促落实。
电视电话会议分会场涉及单位根据会议通知，预定本单位会议室，开展相关系统调试和准备工作。
第十二条 会议变更和延期。会议因故取消或参会单位和人员范围变更的，会议室申请人提交变更申请，并通知办公厅、办公室（综合管理部门）、相关参会人员、会议保障和服务部门（单位）。会议时间变更、延期的，由会议室申请人先取消会议，并重新履行会议室预定程序。
第十三条 会议结束。会议室申请人办理会议结束，会议服务人员协助。办公厅、办公室（综合管理部门）负责检查提示。
第十四条 特殊情况。应急响应申请电视电话会议不需审批。安质部门向会议保障和服务部门（单位）提出会议需求。
重大活动需采用电视电话会议形式的，会议主办部门向会议保障和服务部门（单位）提出需求。需占用公共资源会议室的，履行会议室预定等程序。
第四章 规范管理
第十五条 电视电话会议应明确会议总协调，全面负责会议组织协调工作，对涉及部门、单位进行监督检查。一类会议由办公厅、办公室（综合管理部门）负责人担任现场总协调，会议主办部门负责人协助；二类、三类会议由会议主办部门负责人担任；四类会议由会议主办部门有关人员担任。
第十六条 电视电话会议应明确现场总指挥，负责会议相关调试、导播、保障等工作。一、二类会议由信息通信部门（单位）有关负责人担任现场总指挥；三类、四类会议由会议主办部门有关人员担任，信息通信部门（单位）配合。
第十七条 公司总部一、二类电视电话会议和重大活动（以下简称“重要会议活动”）执行公司有关设备调试、技术保障规范要求，详见附件7《企业公司重要会议活动设备调试和技术保障规范》。其他各级各类会议活动参照执行。
第十八条 协同办公系统会议室预订模块（以下简称“会议室预订系统”）是对公司系统公共资源会议室管理的信息系统，相关管理、维护、使用要求详见附件3《企业公司会议室预订系统管理细则》。
第十九条 电视会议管理系统是对公司系统电视电话会议设备资源管理的信息系统，相关管理、维护、使用要求详见附件4《企业公司电视会议管理系统管理细则》。
第二十条 软视频会议系统是对公司系统内网软视频会议会商管理的信息系统，相关管理、维护、使用要求详见附件5《企业公司软视频会议系统管理细则》。
第二十一条 各级办公室（综合管理部门）应加强电视电话会议室管理，统一标准、规范布置，详见附件6《企业公司电视电话会议会场布置规范》。
第二十二条 企业信通公司、各级单位信息通信部门（单位）应明确专业服务人员，公布服务热线，指导帮助各部门、各单位使用会议室预订系统、电视会议管理系统、软视频会议系统等信息系统，组织召开电视电话会议。
第五章 评价考核
第二十三条 公司建立电视电话会议推广使用工作考核评价体系，对各分部、各单位参加和组织电视电话会议情况进行考核评价，详见附件2《企业公司电视电话会议系统推广使用考核评价实施细则》。各单位对所属单位的电视电话会议推广使用工作考核评价参照执行。
第二十四条 公司设立电视电话会议监控中心，对公司系统电视电话会议推广使用工作进行监督检查，相关工作要求详见附件8《企业公司电视电话会议监控中心管理规范》。
第二十五条 电视电话会议推广使用工作考核评价结果纳入各级单位年度业绩考核。
第六章 附则
第二十六条 公司系统各级、各类电视电话会议系统和资源纳入公司统一管理。各部门、各单位新建、改扩建电视会议系统报企业办公厅审批，信通部统一组织实施。各级单位新建、改扩建电视会议系统报上一级单位批准。
第二十七条 本办法由企业办公厅负责解释并监督执行。
第二十八条 本办法自2014年3月1日起施行，原《企业公司电视电话会议管理办法（试行）》（企业办〔2005〕948号）同时废止。
附件：1. 企业公司电视电话会议工作流程图
2. 企业公司电视电话会议推广使用考核评价细则
3. 企业公司会议室预订系统管理细则
4. 企业公司电视会议管理系统管理细则
5. 企业公司软视频会议系统管理细则
6. 企业公司电视电话会议会场布置规范
7. 企业公司重要会议活动设备调试和技术保障规范
8. 企业公司电视电话会议监控中心管理规范
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