档案是企业信息资源，是企业历史、发展沿革、成功经验及失败教训的存储器；是保护过去、记录现在和预测未来的桥梁。信息时代下，档案管理在被社会各界利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。
企业的档案管理也要从单一、固化的文件库的传统认识转变为灵动的信息数据的储备、管理及应用。
如何唤醒沉睡在文件库中的档案，下面以企业的人事档案示例。
用《职业档案》展示企业管理文化
人事档案是企业人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、劳动保障、组织关系紧密挂钩是记载职业轨迹的重要依据。
多数企业对人事档案建立及管理步骤如下：
1、新员工入职，按照企业人事制度提交相关资料，办理入职手续建立档案；
2、档案建立完善后交由公司人事部门或综合部门管理。
3、存入档案后除非调、转、离等人事手续办理，其他很少再有人关注。
而“用活”人事档案中一个小案例则是指将企业的“骨干人员”档案与企业文化结合起来，形成重视人才、以人为本的管理文化。具体分享如下：
1、挑选出企业中的骨干和储备人员（每个企业对骨干或储备人员的标准不同，不做统一论述，建议每年骨干或储备人员的人数不超过总员工人数的10%）；
2、人事部门要为这些骨干或储备人员的建立专门的《职业档案》，同时将其一式两份，一份留存人事部门；一份存于各骨干或储备人员的直接领导处。
其中，《职业档案》的内容包括但不限于以下内容：岗位履职情况（在岗期间重大表现或贡献，重大失误记录等）；职业性格（职业性格指的是基于职业分类而表现出来的重点关注度或兴趣，如对管理关注还是技术专研更关注）；绩效考核结果记录（绩效管理不同企业不同的管理方式，但不管是采用月度考核、季度考核又或是定期、专项考核都需要将考核结果完整的记录下来，绩效考核从一定侧面是对人员岗位履行能力的客观评价）；定期或不定期的360评价（全面的360评价操作难度系数大，借鉴其原理对骨干或储备人员的直接上下级或关联部门直接沟通人员定期或不定期的进行评价，用“众多群众”的眼光的评价总好多一个人或一个部门评价要客观和理性）；培训或在职继续教育情况记录等。
3、建好《职业档案》，要正确引导应用好档案。
第1：人事部门要组织向相关部门宣贯好建立《职业档案》的意义；
第2：人事部门和骨干或储备人员的直接主管领导要围绕《职业档案》的内容进行定期或不定期沟通交流，要及时做好记录和更新；
第3: 人事部门针对骨干或储备人员定期或不定期地进行类360评价，并及时对评价进行复核、记录和入档；
年终时，人事部门要对全体人员的《职业档案》进行复盘和整理，其结果可以作为下年度干部任免的重要依据。同时也可以将整理后的总体评价以个人为单位、以“给员工一封信”的形式送给员工个人或家人。格式如下：
年终，公司感谢有你
——给***先生（女士）一封信
伴随收获的喜悦，满怀奋进的豪情，我们告别硕果累累的20X年，准备迈进崭新的一年。
这一年，你作为***岗位上优秀员工（管理人），带领部门顺利完成了以下几项工作（目标）：
（1）
（2）
（3）
这一年你在培训方面收获如下：
这一年你共参加了*次培训，培训主要涉及****等方面的内容，希望通过这些培训让你在****等方面有所收获。
这一年，你个人的绩效达成总体评价如下：…..
这一年，你的个人能力在***方面得到更大的提升，在****方面尚有进步或提升空间。
……
Ps：信中的内容要来源于员工的《职业档案》。因为信件最感动人、最打动人的就是真实、真诚。而这些真实、真诚的内容则源于各级员工档案记录的及时性、真实性、客观性。
一份真实的职业档案、一封诚挚的信件不正是企业文化宣贯的落脚点，通过这种方式让各级员工感受到企业真真正正的关注，让原来固化、套话的表扬转化为点点滴滴的关注，让原本沉睡着文件柜中的冷冰冰的档案文件化成一封封真挚的信件去营造企业与员工的命运共同体。
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