如果将项目比作一辆汽车，那么预算就是它的燃料。就像汽车需要汽油一样，项目也需要资金和资源来维持运转。而作为项目经理，应该尽量用最有效的方式规划和使用这些资源，使项目按时交付。
项目预算是一项计划，其中详细说明了将花费多少钱、用于哪些方面以及何时花费。如果提前制定预算计划，并在整个项目过程中使用它来监控支出，就可以降低资源耗尽或超出预算的可能性。
制定项目预算的 9 个步骤
制定项目预算可以按照一系列步骤来完成：
1. 设定项目目标
项目目标是一个好开始，可以帮助你了解工作的方向，并在制定项目计划时起到指路明灯的作用。
要编写清晰的目标，请使用 SMART法，即具体、可衡量、可实现、现实和有时限。例如，如果你想提高网站的访问量，可以设定这样的目标："到本季度末，网站主页的有效流量增加 10%"。
2. 确定项目范围
项目范围为项目设定了界限，比如要做什么工作或者不做什么工作，以及工作期限和交付成果。
在确定项目范围时，请考虑以下几点：
● 可用资源：
在确定要定位的具体可交付成果之前，请盘点可用的资源。如果预算有硬性上限或项目团队带宽有限，可能需要相应地调整交付成果。
● 时间限制：
紧张的项目进度会影响资源成本。例如，如果你的工作期限很紧，可能需要员工加班赶工或聘请更多的员工去完成。
● 非目标：
项目范围之外有什么？确定不打算实现的目标可能会有所帮助，这样可以避免范围蔓延和潜在的超支。
3. 将可交付成果分解为子依赖项
接下来，列出项目范围内的所有可交付成果，并将它们分解为子依赖关系。这种方法可以帮助你在制定预算时，将所有隐藏的项目费用计算在内。
如果更喜欢图表的形式，可以尝试创建工作分解结构（WBS）。这种可视化工具将工作细分为多个层次，最上面是主要目标，下面是可交付成果和子依赖项。
4. 列出所需资源
尽可能具体列出每个项目所需的资源，记住 "资源 "不仅仅指人员或设备，还可能包括间接成本，如培训或实际工作空间。一些常见项目成本类别有：团队成员、采购、培训、设备、专业服务等。
5. 估算金额
归根结底，预算就是对成本的估算。虽然我们无法预测未来，但有几种方法可以帮助你尽可能做出最准确的估算。
● 估算并总结每个单独部件的成本
● 从固定量开始倒推
● 比较类似项目的预算
● 考虑不同的场景变量
不必拘泥于一种方法，你可以根据自己独特的项目情况，将这些方法结合起来使用。
6. 预留应急基金
有时，项目过程中会发生意想不到的事情。当计划发生变化时，应急储备可以为你的预算提供额外的支持。通常的建议是预留预算总额的 5%-10%作为意外开支准备金。
预算编制是一个估算的过程，因此应始终将应急基金包括在内。
7. 创建预算文档
创建实际预算文档需要包含一些关键部分：
● 每项交付成果、子交付成果和所需资源的细列项目，以及每项成果的预期成本。
● 每种资源需要使用的时间以及预计花费资金的时间表。
● 每个预算组成部分的负责人。例如，你可以注明你的助理负责团队的工时和绩效。
● 清楚地记录每个细列项目将从公司预算的哪一部分提取资金。例如，你可以使用市场部门的预算来制作广告，使用 IT 部门的预算来进行电脑升级。
● 整个项目的支出总额。如果适用，还应包括将使用的各部门预算的单独总额。
● 项目启动后，跟踪实际成本与预算成本的对比。
8. 制定监控支出的计划
提前计划密切关注实际成本与预算成本的频率，这样就能在潜在问题恶化之前将其扼杀。你还可以事先决定如果超出（或低于）预算该怎么办。
9. 获得主要利益相关者的批准
掌握了项目预算计划后，应与项目利益相关者分享该计划并要求他们签批。你所制定的详细计划，应能让审批人清楚地了解每个细列项目将如何促进项目目标的实现。
项目预算管理工具
选择合适的项目预算编制管理工具也很重要。该工具应能让你轻松共享和实时更新预算，这样就能确保所有团队成员都在使用最新版本。
项目管理软件8Manage PM的好处在于，可以让你实时共享、控制范围、管理和跟踪预算与进度。例如，8Manage PM的通用报告功能会自动从你的项目中提取数据，并在一个地方显示支出、任务状态和已完成的里程碑，这样就不必再费尽心思去弄清楚是否已步入正轨。
● 双向工作分解及时间、资源和成本的规划
● 实施可用于跟踪任务和项目绩效的基线
● 持续监控项目时间、资源及资金的使用
● 管理范围蔓延及需求变更，提醒利害关系人
● 监控项目进度及绩效及预测项目完成时所消耗的时间和成本
使用8Manage PM，你可以输入和合计细列项目、建立自定义字段、指定所有者，并轻松与队友共享信息。除了实际预算，你还可以迭代过去的工作流程，创建流程文档，保存项目预算模板，确保每个步骤都不会遗漏。
明智管理项目预算
精心设计的预算可帮助您完成整个项目生命周期，包括规划、批准和执行。当借助8Manage PM项目管理软件建立了一个流程来控制支出时，你就可以在出现意外成本时及时处理，与预算审批人建立信任，并为成功的项目建立可靠的记录。
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