一、背景与目的
办公费是公司管理费用的重要组成部分，在管理费用的分配使用当中起着至关重要的作用，办公费用的控制将使公司获得很大程度上的节约。
为降低公司成本，提高经济效益，减少管理费用开支，使得钱、财、物效用达到最大化，特制定此标准。
二、相关定义
办公费是指因公司日常经营需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需用品等。
三、严格执行办公费预算控制
（一）明确预算体系及职责分工
公司的预算体系由公共办公费预算、部门办公费预算和临时办公费预算三大体系构成，其职责分工情况如表8-1所示。
表8-1 公司预算体系构成一览表
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预算体系 | 制定者/执行人 | 预算表内容 |
公共办公费预算 | 行政部 | 各个部门在各个费用科目下的预算金额 |
部门办公费预算 | 部门经理 | 本部门各员工在各个费用科目下的预算金额 |
临时办公费预算 | 行政部经理 | 财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类 |
备注 | 1．各预算体系分别制定年度和月度预算 2．财务部经理统一汇总所有预算 | |
（二）办公费预算控制
为有效控制办公费的支出，公司须制定科学合理的预算，并严格执行。公司办公费预算工作流程如下。
1．公司于每年12月15日前向行政部经理和各部门经理发放下一年度的预算表，年度预算制作人须在每年的12月23日之前完成下一年度预算。
2．公司于每月15日前向行政部经理和各部门经理发放下月预算表，各月度预算制作人须在每月23日之前完成下月度预算。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。
3．临时办公费预算自财务部预算表下发之日3天内由相应预算制定人完成。
4．所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。
5．财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，一旦发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或做出合理的书面解释。
6．财务部经理应在每月25日前完成预算审核，临时办公费预算自财务部收到预算表后一天内完成审核，财务部经理签字后，将书面预算交总经理审核批准。
7．经总经理审核没有通过的预算由财务部转回预算制作人在一天内重新制定或做出合理的书面解释，再由财务部重新汇总交总经理审核。
8．总经理应在每月28日前完成对各项预算的审核，并在收到财务部所交的临时办公预算表两天内完成审核。
9．经总经理审核通过并签字批准的预算由行政部复印一份保存后，再交财务部公布生效。预算原件由财务部保存，复印件由行政部保存。
10．行政部及各部门严格执行已审批发布的年度预算和月度预算，严格控制办公费的合理支出。
四、办公费报销控制
为控制办公费的支出，公司须对办公费的报销进行严格控制和审批。公司在七种情况下的费用报销控制如下。
1. 部门人员费用报销控制
各部门相关人员在办公费发生后须如实填写《费用报销单》，核对报销凭证和金额无误后交本部门经理审核签字，由部门经理签字后交财务部经理审核无误后由财务部出纳处报销，报销费用金额冲抵本部门预算。
2. 部门经理费用报销控制
部门经理本人用于部门工作的费用报销由本人在经办人栏下签字后，直接交财务部经理审核报销。
3. 公共费用开支报销控制
公共费用开支的报销由经办人在《费用报销单》上签字，行政部经理审核签字后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。
4. 总经理办公开支报销控制
总经理本人办公开支要直接在《报销单》上签字，交财务部经理审核无误后报销。
5. 非预算项目开支报销控制
部门经理本人或其他员工受到总经理的指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销，应经部门经理签字，由总经理审批后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵总经理预算。
6. 超出预算费用报销控制
财务部审核过程中如发现某项开支已经超出预算，须要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。
7. 特殊情况费用报销控制
因特殊情况发生的大额预算外支出，必须经总经理审批签字后，再由财务部经理审核报销。
五、办公借款控制
办公借款主要是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。为控制办公费支出，避免资金损失，公司须对办公借款进行严格的控制。
（一）借款权利规定
1．非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。
2．公司正式员工因办公或出差等业务需要方可办理借款。
（二）填写借款单
公司正式员工因为办公或出差等业务需要向公司申请临时借款时，借款人需填写《借款申请单》。
（三）明确借款审批权限
1．借款金额在1 000元及以下的申请，由部门经理审核批准后交财务部审核支款。
2．借款金额在1 000元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。
3．部门借款每月累计超过3 000元以上的，财务部应书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后交财务部审核支款。
（四）还款与报销规定
1．任何借款都须在财务部支出之日起一个月内归还公司或报销抵账。
2．对借款超过归还期限的部门和个人，财务部应停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。
3．因长期出差所造成的借款超期，在当事人和相关部门提供充分的书面解释后，财务部可以恢复其借款权利。
六、检查与奖惩
1．公司每月对办公费进行核算，发现月度预算超支5%的，相关预算编制人须以书面形式向总经理提出合理解释，总经理如果审批同意将通知财务部和人力资源部，否则财务部将依据照不能合理解释的预算超支金额给予罚款，通知人力资源部从预算编制人员的次月工资中扣除。
2．经检查发现违反办公费使用规定的部门和个人，财务部和人力资源部将根据具体情况给予相关责任人相应的处罚。
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