GTD时间管理（GTD时间管理法）

这是秦逸凡的第四篇原创

一、科学的认识和使用GTD时间管理法则。

如果你百度搜索“GTD”，会得到Getting Things Done,意思是把事情做完，是一种时间管理方法。

五个核心原则是：收集（捕获）、整理（明晰）、组织、回顾、执行，旨在帮助你清空大脑，利用工具来记忆事项，然后再执行。

那我们可以如何理解GTD呢？

你可能会有一个疑问，Getting Things Done就是我必须把所有列举出来的事项都完成吗？

然而事实是：没有人能把所有的事情都完成。只顾着完成任务清单，可能会让我们离目标越来越远。

有时候在新增的事项和已有的任务清单之间保持一定的灵活性是有必要的，不是必须都要按照清单一步一步来。

它本质作用是清空我们大脑中挥之不去的杂念，把注意力放在重要的事情上，而不是被琐事烦扰，旨在提高我们的效率。

原因：成功达到目的的过程是一个复杂的路径组合，不是由单一的一个方法或者元素就可以达成的。

我们把事项按照轻重缓急的类别罗列出来，集中精力完成最重要的几个就可以。

其他的没完成就没完成了，因为我们的时间、能力以及突发情况这些都是影响结果的因素。

而完成所有的事是很难的，尊重二八法则就可以。

清单只是参照物，不要自我设限，灵活性最重要。

而Getting Things Done一个比较合理的翻译是：把事情处理完或把事情做好，或者你有其他理解。

GTD的基本理念：真正的生产力不是通过实现计划目标的数量而决定的，本质上应该由价值结果来衡量的，质量＞数量。

二、GTD的目的、意义。

基于我们大脑的生理结构，不能稳定的形成一个存储记忆的模式，所以，我们就需要这么一个外界的工具来作为我们稳定的外部存储器，就像以前手机的SD存储卡一样。

而这样的工具某种程度上可以解决这种问题，说人话就是：好记性不如烂笔头。

从另一方面来讲，过于混乱的待办事项会让你的大脑陷入某种失控感当中，你觉得自己不能把控这些事情，随之而来的就是焦虑、拖延、亚历山大。

那利用外部存储器就可以改善这种情况，让大脑重新拥有掌控感，当你觉得一切尽在掌握中的时候，幸福感就来了。

三、具体流程。

1. 捕获。把所有遇到的大小事件都收集到一起，放到收集箱当中。

2. 明晰。把收集起来的事件都拎出来，用5个问题拷问一下：

3. 组织。拷问过后，分别放到对应的清单，并加上deadline：

①　执行清单（立马做）；

②　等待清单（交给别人做/以后做）；

③　项目清单（做好计划后就实施）；

④　可能清单（现在不确定做与不做）；

⑤　回收站（“用过的粉笔头”）。

4. 回顾、复盘。查缺补漏各个事件，注意几点：

①　从收集箱里面拿出的事项不能再放回去，否则就是在做无用功；

②　项目清单中的事项需要主动拆解成小步骤，并制定成一个完整方案，然后分解到其他清单中分类去实施，

当然不一定非要按照这个，因人而异，目的是让你知道下一步应该做什么，避免本末倒置；

③　定期确认等待清单、可能清单、回收站中的事项是否有变动；

5. 执行。发挥主观能动性，不要应付自己，被动等结果。

要主动拿结果，把分类好的可执行事件标记到你的日历或者APP中，对应到具体哪天做哪件事，然后，当天就做已经提前安排好的事项就可以。

四、如何实践GTD？

大道至简，用普通的Word文档或者A4纸记录清单。

你可能会问，有那么多好用的软件为什么不用？

比如：印象笔记、滴答清单等等，这些确实不错，如果你用的顺手那就用，还是那句话，因人而异，没有死板的规定，只有灵活的变通。

这么多工具，不要为了使用而使用，要怎么顺手怎么来。

举例：使用Word文档来记录清单。

• 收集箱
• 执行清单
• 等待清单
• 项目清单
• 可能清单
• 回收站
• 日历/APP

• 先在收集箱中放入所有事项，一一列举，甄别过后放入对应的清单中。
• 甄别过程当中，使用那五个问题拷问一下，后列入到对应清单中。
• 罗列清晰后，标记到行事历当中，近期计划一目了然。
• 当你把这些萦绕在你脑海里的事项一一呈现出来的时候，你的大脑就释放出来了。
• GTD本身也只是一种工具，可能会提高你生活中的效率，也可能不会。
• 回收站会让一些可能没必要的事情不必充斥在你大脑中。当你把它列入回收站时，你就能想清楚，原来这件事我其实没必要去做。

五、执行清单如何排序？

执行清单中罗列了一个接一个的事项，我到底要先从那个开始呢？

有一本可以参考的书籍《高效能人士的七个习惯》，其中提到的一点是“要事第一”，具体来讲就是：

以终为始，依据自己的使命、价值观排序来规划人生，来判断什么事情对你重要或者不重要，以此为标准来做事件排序的根据。

或者利用“未雨绸缪”这一点来进行排序。

但，聪明如你，一定知道切忌生搬硬套。目前，可以用以下两条基本法则来作为判断依据的参考：

(1) 原则一：你不可能完成所有的事情；

(2) 原则二：尽可能去做距离你目标更近的那件事。

这两个原则都反映了上面反复强调的一句话，保持灵活性，不要死板。

关于原则一的阐述：清单中的事情只要尽可能的完成就可以。

但前提是保障要有充足的睡眠，不影响身体健康；

不以牺牲个人合理的人际关系和幸福感为前提。

关于原则二的阐述：根据你的目标权重来排序，哪一个距离你的目标更近，就把哪个放在靠前的位置。

总之，如何排序，只有你自己知道。

六、执行清单的注意事项。

在实际情况当中，我们会遇到数不清的像:

买猫粮、去淘宝买一根数据线、下楼买包盐这类小事，需要占用一定时间和精力去处理，但又不多，缺点是很琐碎。

如果没安排好这些事情，那么你的一天可能会这么度过：

于是，下定决心，第二天我必须干点事儿，但是，一天结束后，发现跟昨天没差别，心理落差很大。

然后掏出了手机，默默打开抖音或者微博，一边刷一边安慰自己，没事就刷一会，稍稍安抚一下我的小心灵，让大数据来的更猛烈些吧。[得意]

第一，我们排序时要根据自己的目标，把重要的事情放在第一位，严格按照排好的顺序来执行。

如果按照难易程度来排序，那我们永远都在做琐事，通常情况下，都会按照先易后难，所以不建议。

第二，正面面对难而正确的事，执行清单里面的做计划、做方案这种需要动脑子、花精力去做。

但是确实有意义的事情，不要习惯性逃避，逃多了习惯了，很难改。

只要愿意去做，哪怕每次进步比较小，那也比原地踏步强。

第三，每件事情做好时间预估，给自己一个Deadline和一个心理预期。

第四，为不可预知事件预留时间，应对突发状况或其他。

在某项事件后备注，什么时间没完成会造成什么实际损失，那么你就会不自觉的为这件事预留好时间了，或者让别人代做某件事。

七、如何高质量、高效率完成执行清单。

第一，一次只处理一件事情。对于大脑来说，想要尽可能的达到心流状态，一次只处理一件事情是更有可能达到心流状态的，多任务并行处理不适合我们的大脑机制。

第二，使用番茄时钟提高效率。定闹钟，30分钟为一个专注工作时区，在这个时间段内，只做此工作相关的事情。

电话来了，不接；短信来了，不看；微信消息来了，不看，总之不要被打扰。

尽量克制自己不去做无关的事情。

一般情况下，不用担心这个世界少了自己30分钟，就会世界毁灭，duck不必如此忧国忧民。

第三，打破负罪感幻觉。我们先来区分一下“负罪感”和“负罪感幻觉”。

“负罪感”：朋友有一件很重要的事情不得不需要你帮忙，而你却没法及时去，这时你的良心过意不去，这叫负罪感；

“负罪感幻觉”：朋友知道或者不知道你在忙一件非常重要的事情时。

叫你帮忙做一件目前不是非必要但比较重要的事情时，而你抽不开身，没能帮上忙，这是负罪感幻觉。

本着对事件本身负责任的态度，请严格按照自己的原计划去执行，尽量不要被外界突发的但可能不必要的事情打乱阵脚。

八、避免陷入思维误区。

GTD作为时间管理工具，其管理效能面对纷繁复杂的现实情况是有限的，因为时间管理、任务管理的主体是人，是我们自己，而不是一件件事项。

现实情况不以人的意志为转移，有些事情不是我们做计划或不做计划，开始还是中途暂停，就可以控制的。

所以，这里要强调的是厘清GTD原本的目的，工具是服务于事情本身的，是辅助作用。

对于学生来说，这节课就得完成课堂测验，这个学期就得修完多少学分等等。

这些是建立在成熟的教育体系和学科安排当中的，无需GTD，或者说，已经在执行清单中，并且已经排好序了，只要去执行就可以了。

而对于职场人士来说，现在就要完成这份报表，现在就得回复客户，现在就要拟定一份计划等等。

你可以问问自己，这些事情真的需要立刻去做吗？可以延期吗？我明天上午10点之前完成是否可以？我认为现在手头上的事情更重要，不然会影响整体工作的进度。

可以明确的一点是，需要你立刻、马上做某事的情况，不会天天发生，否则，不是自身工作能力的问题，就是工作本身有问题。

GTD的一个本质作用就是让我们把原来被动等待事情上门。

然后逐一处理的过程变成主动把自己更想要做、更喜欢做、更应该做和更有目的做的事情主动规划，主动实施，主动争取结果。

第一性原理：把事情简化成最基本的事实。

—埃隆·马斯克

九、如何选择适合你的GTD工具 ？

原则一：没有100%契合任何人的应用，放弃一劳永逸。

每个人的成长环境造就了其独一无二的大脑，所以基本不存在完全适合某个人的应用。

原则二：参考每个工具的官方适用阐述，提高适配率。

原则三：考虑这个应用的迁移成本。

原则四：给自己足够时间试错，选择合适应用或者你本来就不需要。

原则五：不要被应用本身可以提供什么功能限制，让应用服务你，而不是你服务应用。

好，全文到这里就结束了，祝你把握自己的生活，去往心之所向。