浅谈如何筹备组织会议工作（会议的筹备和组织工作）-科研云

浅谈如何筹备组织会议工作（会议的筹备和组织工作）

投稿用户 • 2022年6月18日 am10:59 • 科研百科 • 阅读 418

论述之前说明三点：一是出发点。本着相互学习，引发探讨初衷，以期与大家实现共同进步为目的作此浅论，供大家参考。二是结合点。本人有幸毕业后在机关单位供职三年，期间参与组织4次人数规模在100人以上的大型会议，十余次局部小型会议，在此过程中积累了一些办会经验，产生了一些不成熟的思考与大家分享。三是立足点。会议组织工作是机关单位必不可少的日常工作之一，内容非常繁杂，在此旨在通过窥豹一斑，达到有所启示目的。下面我就如何做好会议组织工作从以下三阶段进行说明：

一、会议筹划阶段

凡事预则立，不预则废。会前筹备是否充分将极大决定会议能否顺利召开。此阶段重点做好7项工作。

一是拟制方案计划。初步确定会议时间、地点、参会人员、会议日程、食宿安排、各类保障等因素，初步拟制会议计划方案，形成会议组织文件。密切与上级单位沟通对接，依据其需求及时调整计划，加强向领导请示汇报，不断修正完善会议方案。

二是进行任务部署。召开会议部署会，讲清会议注意事项及相关要求，细化任务分工，依据办公室人员特长部署任务，责任到人，各司其职，确保各项工作落到实处。

三是准备文字材料。文字材料是活动内容的集中体现，其质量高低是决定会议成效的关键因素，会议材料包括会议须知、主体报告、首长讲话（主持词、开幕词、动员讲话、总结讲话等）、经验材料、典型事迹、学习文件等每个材料都有其不同写作特点，着眼点、关键点、落脚点均不同，在撰写一些通用项材料时可以找类似材料参考借鉴，结合任务特点加以修改即可，对于首长讲话，主题报告等材料就要通过收集资料，查找法规，修改完善，不断打磨，经领导审阅后方能成稿，因此耗时较长，需要提前筹划准备，以免临阵慌乱，降低质量。

四是准备会务用品。投影仪、录音笔、照相机、纸笔等办公耗材需在在财务纪律合规前提下提前置备。

五是进行会场设置。主要包括会标的悬挂、主席台的设置、座位席的排列和席卡的摆放等。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。

六是安排各类保障。主要是食宿、医疗、通信等保障。食宿上，首先核准参会人数，反馈食宿供应方需求，注意不能超标。医疗上，提前与就近医疗机构或单位卫勤部门提报需求，确定好时间地点，设置医务人员专用房间并指定专人24小时值班，定期巡诊参会人员，备足常用药品等；通信上，可在每个参会人员房间放置会议筹备组人员联系方式，确保人员需求能及时得到回应。

七是严密组织接站工作。提前对接好参会人员车次、航班等交通信息，制作接站计划表，列清参加活动人员乘车、船和飞机的班次、到达时间、联系方式，明确接站具体负责人和保障车辆。接站人员要提前到达车站、码头或机场等候，必要时持接站牌到出口处迎接。遇有上级首长莅临指导，要及时报告，以便本单位领导亲自接站或到住所迎接。接到后，要妥善安排食宿，做好引导和简要介绍单位情况的工作。　　

二、活动实施阶段

这是活动的“重头戏”，也是确保活动顺利完成的关键所在，此阶段重点做好5项工作：

一是组织人员报到。在报到地点设立“签到处”，安排专人办理签到手续，核发各类证件，分发文件材料，介绍相关情况。对未按时报到的及时沟通联系，问清原因及状况，并向上级领导报告。安排专门场所供各单位保障车辆集中停放、驾驶员集中住宿。

二是召开预备会。人员报到后，根据需要召集参加活动单位的负责人或联络员，召开预备会，对日程安排、服务保障措施和注意事项等内容进一步作出明确，征求各单位意见建议，并就组织好活动提出具体要求。

三是做好会议现场工作。首先会议召开前进一步检查会场座位排布是否合理，会场音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用，灯光、空调等设施能否正常运作，饮用水、纸笔、防疫用品等会议用品是否齐备，这些都需要会前进行事先调试。其次做好入场引导。引导参会人员尽快落座，避免因坐错位置导致尴尬，提高效率。此外，若会场设备出现故障等临时状况，及时启动应急预案，就近转场，做到灵活应变，从容处置。

四是设置合影留念环节。确定参加合影人员，选定合影地点，事先安排好摄影师，搞好队形设计；重点研究确定第一列的人数和座次，在座位上粘贴燕尾姓名标签；条件允许的情况下可安排彩排，或在《会议须知》中明确站位；遇有首长讲话时，要准备好音响话筒；及时分发合影照片。五是周密制定送站计划。提前对接好参会人员返程航班、车次信息，制定严密送站计划，合理安排送站司机、车辆与返程人员出行计划，送站工作做到有条不紊，不漏一人。

三、总结收尾阶段

这时千万不要有松一口气，歇一歇脚的想法，要一鼓作气、善始善终做好会议收尾阶段工作，主要有5项内容：

一是整理归还会务用品。对一些借用的会议用品，及时清点归还；对属于本单位的用品，分类整理存放、登记造册，以便下次使用。　

二是梳理上报活动情况。系统梳理开展活动的基本情况、经验做法和主要成效，及时向上反映有关情况，总结宣扬先进典型。

三是搞好财务结算。及时与招待所或宾馆核算住房、伙食等费用，尽快结算印刷资料、购买物品等外围账目，对已列入活动预算或预算外开支应纳入报销的经费，及时进行处理，不要有遗留问题。

四是抓好会议精神落实。督导各参会人员按照会议精神抓好工作落实，推动会议成果转化为工作实效，及时跟踪问效并报告领导。

五是做好会议总结。及时反思会议组织过程中存在不足，提出切实可行整改措施，形成心得报告，并在下次会议中提前做好防范规避。

会议组织千头万绪，事务繁杂，需要我们从好的经验里去学，更需要从实践中去感悟，以此不断提升自己协调组织能力。

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