外贸一般会涉及到许多的单据和证书，主要包括发票、箱单、提单、保单、原产地证明、报关单、信用证等，这些单证的作用也不尽相同，有给用户的、有给银行的，还有的给海关的……总之，不同的单证，不同的作用。在实际贸易中，每一支产品、每一套设备的顺利出口和货款的回收都需要与之配套的、完整的、准确的单据，外贸单证系统主要就是用于提高业务人员工作效率，降低制单的出错率。
通过外贸软件制作进出口单证，需要知道单证工作的一般程序。
外贸出口单证工作的一般程序：备货—>催证、审证、改证—>办理出口托运手续—>商检报验与投保—>出口报关—>取得运输单据并发送装运通知—>使馆认证—>综合审单与交单—>出口收汇核销与退税
外贸进口单证工作的一般程序：申领配额证明或进门许可证—>申请开立信用证—>修改信用证—>租船订舱与投保—>审单付汇—>货物的报检与通关
一套完整的外贸单证管理，涉及的管理项目包括：厂价维护、产品管理、对外报价、外销合同（要货管理<采购合同、生产计划、采购合同进程跟踪、生产计划跟踪>、品质管理、库存管理）、备货出口、单证管理（报关商检管理、应收应付管理、开票付款管理、核销退税管理、投诉索赔管理）
外贸单证管理解决方案
【系统预警界面】根据系统中需要提醒的节点，可自定义提醒的条件和时间。
【单位地址维护】这部分主要是管理我司或我司代理客户公司的相关信息，可以同时维护多条信息，及同抬头多帐户信息。
【客户信息管理】管理客户的相关资料与往来信息、历史资料等客户资源，可对每一客户的资金状况、信用额度的详细信息跟进，评审客户分级，控制客户业务操作分险。灵活设置相关客户预警跟踪，如节日、联系周期等。
【航运运费数据管理】维护目前使用者会用到的目的港国别；以港口航线为主线的，不同时间、不同货代或船公司报价。
【币别汇率管理】支持多币种结算。
【商品资料管理】将产品库分成基本商品库资料和样品库资料；使用者对自己产品定性分类，可直观的用软件进行分类，分类条件可自定义。
【商品库的录入方式】录入维护方式多样，可以将产品直接横向录入，还可按照客户要求进行全屏录入（展示），亦可进行Excel的直接粘贴或导入。
【产品管理】对商品可以自定义分类管理，支持唯一编码方式统一规范管理。
【产品报价管理】支持图文报价，一键生成报价单；各种历史报价自定义查询。
【外销合同管理】根据报价自动生成外销合同，通过系统可以直接生成各种单据格式，可直接另存为Excel、PDF等格式
【成本管理】成本核算可查看每单成本情况，也可以进行事后核算
【利润核算】可查看每单利润情况
【单证制作】出货发票列表自动生成，出货单证数据可以直接从对应的外销合同中进行数据取用，取用时可多票分批次。打印多种单据（发票、装船通知、报关单、发货通知书、订舱信息表、委托书、购货合同、买卖合同），可自定义各种单据类型，打印的时候直接选择对应的发票类型。
所有的单证样式，通用版不适用的，可以按照公司的实际情况去定制模板；支持生成四套单据：报关单据、结汇单据、商检单据、给客人清关单据；通过软件自动生成的单据格式，可以直接生成Word、Excel、PDF、jpg等office文件；单据格式上可以直接挂接公司的电子签章和法人签名。
winseeing对单证“严格符合”要求：
单单一致，单证一致。所有单据的有关规定与信用证中的要求不应矛盾。
表面一致。单据和信用证之间在文字体现上没有冲突。
一致原则的灵活处理。业务中对单单一致、单证一致的要求不可以机械的理解为一字不差，完全照搬照抄，应根据实际情况加以灵活处理。
winseeing对单证制作“五要求”：
要求1：正确/准确。要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，与所代表的货物无出入。
要求2：完整。内容完整、份数上完整、种类的完整。
要求3：及时。单据制作不迟延，及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。
要求4：简明。制作的单据简单明了。
要求5：整洁。单据清楚、干净、美观、大方，格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。
winseeing单证制作依据：
依据1：遵循法律、惯例和规定对制单工作的指导意义。
依据2：以合同、信用证和货物实际情况为准，进行单据制作。
依据3：满足各行业、部门的特殊要求。
外贸大多数都是通过凭单交货、凭单付款方式。在信用证业务中，如果单据中有不符合信用证要求的地方，买方是可以拒付货款的。因此，对单据的要求就更为严格。外贸软件单证管理系统的作用，主要就是在单据制作的过程中，降低制单的失误率，提高工作效率。
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