在《项目管理是个啥?》一文中,我们介绍了项目的定义、三个特性。并且提出了对于项目的管理是跨领域的。那究竟有哪些领域呢?
我们不妨自己尝试探索一下:
1、 既然项目是“独特”的,那一个项目究竟要做什么需要清楚吧?
2、 既然项目是“临时”的,那一个项目从何时开始到何时结束要知道吧?
3、 既然项目是靠人干的,那一个项目能给多少人给多少家伙事儿要了解吧?
4、 既然项目要做产品、服务或成果出来,做成什么档次能交差需要知悉吧?
5、 既然项目把人凑在一起了,谁能干什么,怎么干,干多干少。缺人了怎么吆喝,人闲了如何释放,需要考虑吧?
6、 既然要管人了,总要交流吧?是打手语,还是通信基本靠吼?是邮件还是短信?是一对多还是1v1?是一天两回还是一周一次?需要构思吧?
7、 既然这么多人、财、物凑到一起了,工作又是独特的,难免有意外吧,出了意外怎么办?是预料到的还是意外的?得有个章程吧?
8、 企业也答应了给人给物,但是可能有些不是现成的,得出去买吧?
9、 项目架子搭起来了,应该有不少人对这个项目的结果有期待吧?对外时不时得有个交代吧?
10、 已经列了这么多要考虑的事情,需要考虑下如何揉合在一起管理吧?
至此,我们算是已经绞尽脑汁想了可能要处理的事务方向。如果是一场头脑风暴会议,产生更多的想法大多也能够匹配并放入上面的十大项中。这主要是因为PMI已经干过类似的统计了,并形成了十大知识领域。我只是吃现成的而已。如下表:
知识领域 | 解释说明 |
范围管理 | 干什么? |
时间管理 | 干多久? |
成本管理 | 花多少钱? |
质量管理 | 做多好? |
资源管理 | 给多少人? |
沟通管理 | 团队内怎么交流? |
风险管理 | 遇到意外怎么办? |
采购管理 | 怎么买东西或服务? |
相关方管理 | 团队外怎么交流? |
整合管理 | 如何做到整体最优? |
项目可能涉及到的方方面面已经摆在了我们面前,他们间即相互影响又相互联系。将他们的主要关系做一个梳理,有利于我们后续展开了解各个知识领域的工作方法。
首先我们取出范围、时间、成本这三个领域。稍加思考,不难发现三者间的影响十分直接,其中一者发生变化,必然会引起另外另外一者或两者。比如:你正在负责一个施工项目,开发商作为发起人告诉你要增加一个原本没有包含在项目内的售楼处(范围变更),你稍微一盘算就会发现项目周期会变长(时间变更),项目成本会增加(成本变更)。正是因为这种相互制约关系的存在,我们将三者描述为下图(项目的三重制约):
接着我们要清楚质量的概念。质量在逻辑上是一个开关量。客观上它支撑功能需求;主观上它要能满足客户使用。因此项目质量要么就是不满足,要么就是满足。而从经济成本约束考量,项目对质量的追求应该是刚刚满足,不超量,不缩水。因此,我们可以把关系图演进如下:
前面的所述领域如果是一个项目的客观存在的话,那参与项目的人(资源管理)、影响项目的人(相关方或干系人)、对于项目不确定性的判定(风险)就属于是一个项目相对主观的范畴了。主观因素正是在客观因素的基础上施加作用来完成项目工作的。我们再次演进我们的关系图如下:
继而,有了项目主客观因素的集合,我们还需要一些既定的方式方法用于支撑它们之间的交互联系。这就需要沟通管理、采购管理。我们继续演进关系图如下:
最后,我们已经得到的项目知识领域的关系图,其本身就是一个宏观意义上的整合结果。
到这里,我们已经完整地了解了单个项目管理可能覆盖的知识领域,以及它们之间的关系。并得到了一张静态的关系图。您或许会联想到多个项目会涉及哪些知识,这里我会建议您先静下心来,把单个项目的相关知识掌握,再去进阶。
事实上,做任何事情都应该有个章法。先做什么后做什么?项目管理亦然。大到整个项目的管理,小到一个任务的时间规划。项目管理有没有这方面的方法呢?答案是肯定的,PMI给出了一套不错的过程模型,为您分享如下:
启动过程:把所面对工作的前置想清楚;
规划过程:想好所面对的工作按照什么步骤开展;
执行过程:把规划好的工作做出来;
收尾过程:工作的结果以及必要的记录;
监控过程:以上所有过程工作的管理及验收。
这种基于过程的方法,可以帮助我们周全地考虑问题,减少遗漏。当然,根据工作类型的不同,有些过程事实上可能是极其简单的。
比如您的一位新朋友将家庭住址推送给您,并邀请您去做客,您需要为自己规划一个出行方式。将此事封装为一个项目的话。启动过程,您需要明确目的地、出发地、出行时间、成本倾向(时间最优/价格最优/性价比)、采购方式(现金购买交通服务);规划过程,您可能会设计成使用地图app搜索出发地到目的地的通行方式,在搜索结果中基于成本倾向选择一个方案;执行过程,您按照规划的方式操作并得到出行方案;收尾过程,你将选择好的出行方案收藏或者截图备用;监控过程,您在地图app中输入地址时和最初得到的信息进行了比对,避免出错;在地图app给出出行方案后您再次核实了出发地以及目的地避免重名导致的错误。
或许有些人会想,以上这个例子,打出这段文字的时间都可能比实际执行要久了。这种事情当作项目是不是小题大做了。
这恰恰是我想告诉您的,项目化的思维在实际生活中的应用场景很多。如果我们能够系统化地掌握这种方式,而不是只停留在经验层面。那么在处理复杂工作的时候,往往能够极大地提升效率。同时,您对于项目知识了解的越深入,越会明白哪里可以简化和裁剪,并不会真的闹出小题大做的笑话。
本文为大家介绍了项目管理的知识领域与过程方法。
后续给大家带来各个知识领域的介绍。
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