您的 IT 基础架构是否已为企业内容管理（ECM）软件做好准备？
你已准备好重新评估组织共享和管理内容的方式，使用企业内容管理软件了吗？
正常的办公环境（使用物理方式传递文档，同时将文档存储在文件柜中）不再适合组织的战略需求。相反，您希望信息在网络上得到控制和流动，同时确保在整个组织中安全地存储和共享文档。企业正在倡导 ECM 软件的战略优势，从而提高生产效率和降低运营成本。
但是，企业在当前的网络和 IT 基础架构中实施 ECM 软件时必须考虑哪些因素？
当ECM 软件进入您的企业时
内容管理系统不仅仅是文档的电子存储。正如您可能已经通过旧的文档存储方法所看到的那样，以电子方式将文档添加到共享数字空间中的文件夹并不一定具有条理或高效检索功能。
内容管理元数据（包括存储日期、文档所有者、文档类型、访问权限等）分配给上传的文档和内容文件，增强和简化了检索过程。在搜索期间，当文件被系统的搜索数据库保存和使用时，信息将被自动记录。
正时文档生命周期管理和电子编目过程使得企业内容管理系统如此强大，特别是对寻求内容系统性和可访问性的公司。
探求 ECM 软件背后的驱动因素
探求内容管理软件的企业通常出于两个原因：战略竞争优势和战术节约。
战略竞争优势可能包括：
- 更好的客户服务
- 进入新市场的能力
- 提高法规遵从性
- 加强组织内协作
- 分享和传播机构知识
ECM 软件战术节省包括：
- 消除运营成本
- 更快的收回营业额、提高现金流
- 企业数字内容模板的利用
IT 和ECM 基础架构的交汇点
企业正在研究ECM 软件计划需要考虑他们如何运行软件：
- 软件是独立的解决方案还是托管的解决方案？
- 是否在现有网络中运行？
- 如何保证远程访问？
- 数据存储在物理办公室服务器还是异地数据中心？
除了考虑如何运行软件之外，您的 IT 团队还会帮助进行实际的网络、系统和数据集成。集成提供了基于角色的安全性，可将凭据从一个网络和系统传递到另一个网络和系统。您的 IT 团队还确保在系统（ERP 和 CRM 系统、会计和人力资源软件等）之间导航尽可能流畅和简单。
当 IT 部门看到软件危险信号时
当您考虑各种 ECM 软件包时， IT 团队的帮助可确保不会出现挂断情况。
IT 团队帮助企业公司避免的典型场景包括：
- 复杂的安装过程
- 广泛的定制
- 没有开箱即用的集成功能
- 受限的 API 访问
- 不面向服务的系统体系结构
当今 ECM 领域最常见的错误是公司购买软件时，认为所有系统都是一样的。这些公司经常最终购买得是需要分段更新的软件，这些软件通常使用不同版本的代码，这使得早期版本代码的长期维护既昂贵又耗时。
现实情况是，集成从一开始就应该很简单。如果你必须做很多工作，你已经朝着错误的方向前进了。
IT 在ECM 软件选择中的作用
就组织的技术战略而言，您的 IT 团队负责在核心业务应用程序上提供功能，从而降低总拥有成本。IT 的作用是专注于扩展特定用例的核心技术功能，并将应用程序构建用于战略业务目的。
在帮助提高您的ECM 软件的价值时，您的 IT 团队还需要：
- 为良好的元数据奠定基础，确保用户在需要时找到正确的文档；
- 了解您的组织如何最好地使用不同的内容类型，以及不同角色的不同用户如何获得对内容的安全访问权限；
- 对软件的可扩展性、架构、安全性和移动访问方面进行检查。
IT 对您的企业内容管理战略的影响
内容管理系统带来了信息架构，利用 IT 团队的技术专业知识来塑造架构可减少冗余和风险，提高用户满意度和技术采用率，提高生产效率并降低成本。
冗余：您的企业可能在不同的位置或不同的部门拥有不同的技术，因此确保ECM 系统不会与当前技术重叠而是集中这些技术非常重要。新软件应通过适用于整个组织用户访问的中央内容管理系统消除信息孤岛。
风险：集中管理的内容需要提高安全性，因为同一文档不再存在多个副本。相反，需要访问文档的任何人都可以访问该文档的中心版本。IT 是确保系统维护和实施内容策略和流程的关键。
用户满意度和生产力：信息架构会影响软件的搜索功能，界面直观可提高使用系统的员工的满意度。这不仅使他们在工作中更有效率，而且还增加了软件采用的可能性。正如我们之前提到的，缺乏用户采用是成功实施 ECM 的最大障碍之一。
成本：在某些方面，ECM 软件不使用旧的冗余技术，这自然会影响以前与软件支持和维护相关的 IT 成本。
IT 在软件选择中提供的其他方式的帮助
如果您希望您的 IT 团队在软件选择中扮演的不仅仅是支持角色，那么与ECM供应商选择相关的一些任务可能有：
- 内容管理销售机会优先级
- 信息架构审计
- 应用程序演练和利益干系人调查
- 评估 ECM 软件如何与业务需要保持一致
- 系统集成/迁移需求评估
- 用户采用ECM软件研讨会
包含上述各项的全包式 ECM 战略对于顺利过渡到支持企业内容、人员和工作流的最佳 ECM 技术环境至关重要。
为什么ECM 实施的成功取决于整个团队
虽然让 IT 部门参与您的软件计划至关重要，但没有一个部门掌握战略 ECM 软件实施的关键。因为 ECM 系统将以前从未集中过的不同介质（纸面和数字文档、Internet 和 Intranet 站点、在线系统和电子邮件）汇集在一起，所以高级管理层需要记录所有集中在内容管理系统中的与不同介质相关的使用情景。
成功的实施策略涉及所有部门，以确保在新系统中捕获和体现与各种内容类型相关的所有工作流和过程。任何不全员参与的方法都不会产生企业值得拥有的面向未来的 ECM 系统。
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