1. 简介
1.1 案例简介
本案例将介绍,如何使用简道云通过智能助手实现高效任务管理,即仅需发布一次任务,自动发起多个任务处理流程,最终实现任务的自动化流转。
1.2 设计思路
1)项目负责人在「任务发布」表单中,将项目下的子任务通过子表单分配给不同成员;
2)通过智能助手新增数据的功能,自动发起多个流程,分别对应不同任务负责人处理各自的任务;
3)任务完成后,负责人提交表单,任务流转至项目负责人处进行验收;
4)验收通过的任务,通过智能助手标记为“完成”状态,在「任务发布」中即可筛选掉已完成的任务。
1.3 预期效果
1)如,项目负责人发布了「简道云官网」项目下的两个子任务,分别分配给不同的成员:
2)通过智能助手,将自动发起对应任务的流程,对应负责人将收到待办。任务完成后,负责人填写好完成情况提交表单:
3)任务完成后,任务的发布者将收到待办验收任务。任务验收结果通过后,将不再显示在「任务发布」的选项中。
如「首页方案视觉设计」已标记为完成,则再次发布时,就不会显示该任务,效果如下:
2. 设置步骤
2.1 表单设计
本案例需要使用 3 张表单,分别是:
- 任务发布:用于将项目下的子任务发布给不同成员;
- 任务完成提交:任务完成后,通过该表单进行任务提交、验收;
- 项目基本信息:用于录入项目、项目下的任务、以及截止时间等基础信息,便于其他表单进行调用。
注:表单的具体设置此处不再详细说明,请参见 任务管理 应用模板查看详细设置。
2.2 配置智能助手
进入「管理后台 >> 智能助手」,点击「新建智能助手」:
2.2.1 任务分配
新增智能助手「任务分配」,当项目负责人在「任务发布」中将任务分配给不同成员后,通过智能助手自动发起多个「任务完成提交」的流程,作为不同成员的待办任务。
1)智能助手触发动作配置如下:
- 触发动作:新增数据
- 触发表单:任务发布
2)智能助手执行动作配置如下:
- 执行动作:新增数据
- 目标表单:任务完成提交
- 字段赋值:
- 执行表单中的「项目名称」赋值为触发表单中「选择项目」的字段值
- 执行表单中的「项目负责人」赋值为触发表单中「发布者」的字段值
- 执行表单中的「任务负责人」赋值为触发表单中「任务明细.对应负责人」的字段值
- 执行表单中的「任务名称」赋值为触发表单中「任务明细.任务名称」的字段值
- 执行表单中的「任务截止时间」赋值为触发表单中「任务明细.任务处理截止时间」的字段值
- 执行表单中的「任务内容」赋值为触发表单中「任务明细.任务内容」的字段值
- 执行表单中的「完成情况」和「验收结果」暂不赋值,设置为空
2.2.2 任务完成标记状态
新增智能助手「任务完成标记状态」,当成员完成任务提交后,如经发布者验收任务通过,则通过智能助手在「项目基本信息」中将已完成的项目标记为「完成」,以便于在「任务发布」中筛选掉已完成的任务。
1)智能助手触发动作配置如下:
- 触发动作:修改数据
- 触发表单:任务完成提交
- 触发条件:
- 验收结果等于“通过”
- 流程状态等于「流转完成」
2)智能助手执行动作配置如下:
- 执行动作:修改已有数据
- 目标表单:项目基本信息
- 过滤条件::
- 执行表单中的「项目名称」等于触发表单中「项目名称」的字段值
- 执行表单中的「子任务」等于触发表单中「任务名称」的字段值
- 字段修改赋值:执行表单中的「是否已完成」修改为「完成」
2.3 流程节点设置
为了实现任务发布后,同时发起多个流程的效果,需要在「任务完成提交」的流程表单中对流程进行如下设置:
2.3.1 新增流程节点
进入「任务完成提交 >> 流程设定」,新增流程阶段如下:
- 流程发起节点:由智能助手自动发起,无需手动填写;
- 任务提交:任务分配至对应负责人,负责人完成后进行提交;
- 任务审批:由任务发布者对任务进行验收,验收通过后,任务可标记为完成。
2.3.2 设置节点负责人
1)选中「任务提交」节点,在「节点属性 >> 基础属性 >> 负责人」处,点击设置负责人:
2)进入部门成员列表,在「动态负责人 >> 成员字段」处,勾选表单中的「负责人」字段,以实现节点负责人随任务变化的效果。选择好后点击「确定」保存:
3)同样的方法,设置「任务审批」字段的负责人为「项目负责人」,即任务的发布者,便于流程流转至发布者进行验收。
3)其他流程节点的字段权限等设置。
2.4 预期效果
效果演示参见本文【1.3 预期效果】。
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