哪些工具，能让项目经理发现新大陆（项目经理用到的工具）

这段时间分享了不少项目管理的干货内容，但是对于一些没有管理基础、又或是职场小白/老手来说，最喜欢的还是工具。

老原也收到了不少小友的私信，都想要一些简单又上手的管理工具，那宠粉的老原必须给大家安排上。

兵欲善其事,必先利其器。要想把事情做好，那工具是必不可少的。

从大方向来说，工具分为2种：

一是思维工具，属于解决问题的方法论；

二是硬件/软件工具，能提高生产力的工具。

二者缺一不可，但很多人往往都在追求第二种工具，而忽视了思维的培养，导致一直在原地踏步。

所以，在提高生产力之前，我们首先要掌握解决问题的方法论。

任何一个项目产生的前提都是源于一个目标，为了达成某一目标而拆分出一个个项目，项目再详细分解为一个个任务。

想要完成好一个项目，前提是明确的目标，并进行好的目标管理；

其次是能够合理的分解任务，并对每个单项的任务进行监控与管理；

最后，使用项目管理工具进行整理的把控，这3者相互配合使用且缺一不可，只有这样才能发挥其最大价值。

所以今天老原的分享逻辑也是有针对性的：

1、目标管理

2、项目管理

3、任务管理

老原也安排了今日阅读福利：企业项目管理工作手册及全套100 表格，可直接编辑使用，私信老原即可领取。

一、目标管理工具

“目标“相信大家都不陌生，但目标管理，我相信很多人都做不好。

想做好任何一件事，完成好任何大的或小的项目，第一步都是要做好目标管理。

而对于目标管理，我最推崇的就是OKR系统。这套系统，无论是对个人还是团队，都十分适用。

之前老原也有专门出过一篇文章，详细分享了OKR的用法和案例。

推荐阅读：谷歌项目经理都是怎么玩OKR的？我只告诉你

关于OKR实用的工具在上文中也有推荐，接下来再分享一个ORK目标管理的实践中比较实用的、能够提供团队效率的生产力工具：

1、PingCode Goals

PingCode Goals 是国内唯一一款为产研团队专门打造的OKR 管理工具。

它的功能也很强大：

(1) 覆盖从OKR 目标设定到执行的完整流程的管理，功能成熟度高。

(2) 支持与目标对齐，目标与需求关联等；

(3) 支持目标、关键结果、项目、任务进度的跟踪，

(4) 除了满足OKR 管理以外，PingCode 其他子产品满足研发全流程的管理，比如敏捷项目管理、缺陷管理、测试用例管理、版本管理、文档管理、研发效能管理等等；

(5) 拥有专业OKR 培训团队，支持OKR 咨询等服务；

(6)上手简单，支持PC、移动使用。

和其他通用型OKR 管理工具不同的是，它的OKR 管理实现了与研发全流程的关联。

比如：可以通过一个关键结果的异常，往下查看关联的具体史诗、特性、用户故事，甚至是某个工作项提交的代码，从而确定这一结果异常的原因。

也就是说，借助PingCode Goals，不仅覆盖OKR工作法的实施流程，同时也实现让敏捷研发由目标驱动。

二、项目管理工具

通过OKR，在给团队明确了目标及各关键阶段任务后，接下来就需要对整体的项目进行把控。

而这些需求就需要软件工具能够提供进度预览、全局规划、多任务协同、数据分析等功能。

我们做项目管理的，经常要和表打交道，甘特图、燃尽图、状态表等等，这些都绘制现在都有了模板以及对应的工具可以完成。

项目管理部分的工具主要分2个部分：

01 多功能集合软件

这里重点推荐worktile和teambition，而trello由于是英文版本，使用起来不是特别顺畅，但功能上还是不错的。

（1）worktile

首先我本人还是十分推荐worktile，它在项目管理这个领域的各部分功能都已经十分完善了。

但这款软件的定价相对比较高，功能全面且完善，可以适用于项目复杂，团队人数多的大型企业。

（2）teambition

teambition是一款典型为小团队打造的一款协作工具，重点在于“轻量级“团队流程协作及任务管理工具。

它的特点就是快速上手，简单易用。

主要功能是以团队项目管理为出发点（核心），又同时兼具任务管理、日程安排、文件搜索与查找以及实时发起讨论沟通等功能。

整体来说功能上能够满足绝大多数团队的使用需求。

当然最重要的是价格，对于小型团队或企业来说，免费版完全够用了。

02 绘图工具（根据用途对应划分）

（1）甘特图

相信甘特图是每一个项目经理的必备技能，这应该也是最知名的项目管理图表，就连非相关专业的人相信都不陌生。

横轴表示时间，纵轴表示项目，线条表示期间计划和实际完成情况。

可直接查看实际与计划之间的对比，便于资源调配。

这个通常使用Project和EXCEL来进行制作。

（2）WBS（工作结构）分解图

将一个项目，按某一原则分解，项目分解成任务，任务再继续吸粉，直到无法分解。

由于是工具推荐老原就不详细说了，因为老原之前也有给大家做过分享，可自行前往阅读：越高级的项目经理，越害怕自己没做好这件事。

WBS总是处于计划过程的中心，是制定进度计划，资源需求，成本预算，风险管理及采购的基础。

这个通常使用EXCEL、亿图、Xmind来制作

（3）决策分析树、状态表、RACI图、HOQ

决策分析树是用来寻找最优解的一种解法，在大脑不够用时可以用它来梳理方案。

状态表也是用来跟踪项目的，但它没有项目和任务等细节，只注重完成状态。

RACI图是为了在项目进行过程中，用于记录不同角色的责任。

HOQ则用于定义客户预期与公司能力之间的关系。

这几个图表都可以使用EXCEL、Visio/亿图来制作。

三、任务管理工具

老原也是工具控，但我坚信，工具皆源于需求，因此选择工具大家都应该根据自己的需求去选择。

01 做任务管理，先建立GTD系统

在完成了目标管理与项目管理后，一个项目的具体实施就是落实到每个成员身上的任务完成。

对于个人而言，如何高效完成既定的工作与任务，高效的进行日程与时间管理，是第一重点。

对于任务管理，小到手机里的备忘录、自带的日历、以及事项提醒，都可以作为任务管理的app

我们每天处理各种大事小事，各种任务和信息都不断涌入，要如何处理它们，并高效完成我们的既定目标，才是任务管理的本质。

而要做好任务管理，首先就应该建立起自己的GTD系统（任务处理系统）。

GTD就是Getting Things Done的缩写，简单来说就是“把事情做好”。

GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

但这里，老原亲身经历，大家之间缩减成3个步骤就可以了：收集、整理、执行。

根据对应的步骤，整理出了比较好用的工具，大家可以看看。

02 任务管理工具推荐

1、收集

用手边最近的工具事无巨细地记录下你的任务、灵感、想法。

这里的工具：手机自带备忘录、印象笔记、日历……一切可以用来立刻记录的工具，记住，一定要能够立刻打开记录。

2、整理

在固定时间（你最习惯的时间），把记录下来的灵感、突发任务等等凌乱的内容，对它进行分类归纳和整理，再分别放入任务管理的工具。

这里推荐：Notion（超灵活全能工具）、Things 3，Teambition，Trello都可以，老原最推荐的还是第一个。

3、执行

对已整理好的任务，去一一执行和处理完成。

这里可以使用的工具：番茄todo、To do list、以及上文提到的全部工具（哪个最方便用哪个）。

四、写在最后

我们在目标管理阶段应该学会使用OKR工作法对目标进行管理和拆分，并做好对应的“里程碑”，在这一阶段的工具选择则重点满足协作、目标设定等功能；

在项目管理阶段，重点关注的功能为：

第一，日常图表制作的工具选择；

第二，能够进行进度监控与全部把控的工具选择；

在任务管理阶段，该阶段落实到具体的实施计划，我们的重点应该是在如何对日常的事务与目标任务进行协调，并高效完成任务。

重点在于建立起自己的GTD系统，解放大脑，将繁琐的记录交给电脑。

做任何事，解决本质问题才是关键。任何工具的使用，能够完成任务才是目的。

工具的选择应该建立在需求以上，而需求来源在于你的思维认知。

我们为了完成一项工作，要确定目标，拆解项目，完成任务，形成这一整个闭环流程。

有更好的工具建议，欢迎在评论区讨论。大家一起优化一起进步

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