在疫情防控常态化的背景下，近几年餐饮行业面临着巨大的挑战。疫情防控，餐饮店经常面临着暂停营业的风险，而连锁品牌抗风险能力更强，竞争优势更加明显，餐饮连锁化进程加速；疫情推动了线下服务业向数字化、零售化方向变革转型，越来越多的餐饮品牌开通了线上店铺；为了吸引消费者关注，餐饮品牌不断推陈出新，近年来，餐饮品牌的细分品类分化和跨界整合趋势越来越明显；消费下行，消费者愈加理性，餐饮品牌也逐渐探索提高性价比。
这些变动对餐饮品牌的管理水平和经营效率也提出了更高的要求，连锁品牌门店众多，需要与物业签订合同，也有很多采购需求，需要签订采购合同，对合同进行系统化管理也成了连锁餐饮品牌管理的重点。今天就给大家分析一下连锁餐饮品牌合同管理的现状和友为合同管理系统给出的解决方案~
一、餐饮行业合同管理现状
连锁餐饮品牌规模大，门店分散，各种合同分散在全国各地，这给合同的管理带来了很多难度，详情如下：
①合同编码、条款、范本不统一：由于签订的物业方不一致，导致合同条款各种各样，合同缺乏规范化管理，存在一定的管控风险，总部各部门、一些项目的合同编码混乱。
②履约过程跟踪难：采购合同执行跟踪采用线下Excel管理，执行关键节点无提醒；HR合同续签人工线下记录，无提醒。关键节点无提醒，后续合同结算，合同付款跟踪困难。
③付款时间多样，有逾期风险：众多门店的付款时间不一致，付款次数多，业务人员需要及时提醒财务人员支付，超期会有滞纳金，导致财务工作量增大，业务人员和财务人员之间的沟通成本高；
④合同有被更改的风险：线上审批的合同与实际签订合同不一致，有出现阴阳合同的风险；用印的文件内容无法有效控制；盖章次数不可控。
⑤合同数据统计、分析难：各部门自行管理合同，合同统计难，无法准确给出数据，无法为后续的业务发展提供数据支撑。
⑥合同归档、查询、借阅难：餐饮企业合同种类多，数量多，包括租赁合同、采购合同、劳动合同等多种合同，随着时间的积累，大量纸质合同堆积，查找困难。
⑦线下管控，手工操作，难度大：门店开闭店频繁，需要对不需要付款的门店进行管控，线下管控很容易出错；由于环境变化，合同经常性会发生变更或者后期发生降免租，人工干预太大，容易出错；在提成租金时，提成计算繁琐，手工很容易出错。
二、友为合同管理系统解决方案
友为数字化合同管理系统能统筹管理餐饮企业分散的合同，提高合同执行的效率，降低合同履约的风险，详情如下：
1、合同全生命周期管理
友为合同管理系统能做到对合同事前、事中、事后整个流程的管理，包括合同准备、合同订立、合同履约、合同后续等四大环节，帮助餐饮企业实现对合同的全流程监管。虽然餐饮企业各门店和物业签订了不同的合同，但合同签订、合同执行以及合同风险防控等合同整个流程和注意事项是一致的，系统可以实现统一管控。系统还可以提供合同模板，帮助餐饮企业更高效地进行合同拟定。
2、消息预警，降低逾期风险
友为合同管理系统设置了消息列表，对重要的时间节点进行提醒，对于有逾期风险的事项还会进行消息预警，同时打通了和各系统之间的接口，消息可以同步到钉钉、企业微信和其他OA系统，消息实时推送，避免错过重要的消息，降低合同逾期的各种风险。在租金付款截止日期前几天，财务人员就会收到消息提醒，提醒出纳及时进行支付，能很大程度地避免因支付逾期而导致的滞纳金。而且在手机移动端，在钉钉/企业微信就能查看消息提醒，避免错过重要消息提醒。
3、建立合同台账，方便快速查询
友为合同管理系统建立了合同台账，对所有的合同数据都进行了汇总，在台账里，可以清晰看到合同的状态，签约相对方和结算的状态，合同状态的变动也会有记录。与该合同相关的员工都可以查看合同的状态，及时共享合同变动信息，减少了沟通成本，不同岗位不同角色对台账数据有不同的查看、编辑权限。餐饮企业门店工作人员和企业总部都能及时了解合同信息和合同履行的进度。
合同查询很方便，可以按照合同类别、相对方、合同状态等条件进行一键查询，快速找到相关合同。门店如果想要续签合同也能快速查询到历史合同，还能看到合同变更的记录。
4、防范合同风险
友为合同管理系统在合同签订过程中对合同用印有严格的审批流程，规定了具体的用印次数。系统还有合同比对功能，可以识别合同签订前后的区别，防止合同到线下后被篡改。
5、线上管理，高效分类归档
完成的电子合同可以归档到系统的文件柜里，餐饮企业可以购置实体文件柜，按照系统的文件柜的编号方式进行编号，需要向外借阅的时候，在系统里也进行相应的登记，设置借阅时间段，及时记录合同所处的状态，防止合同丢失，也方便后期查看合同原件，避免出现合同纠纷的时候找不到原件。
合同归档提高了合同查找的效率，也让原本杂乱无章的合同变得有序摆放了。
6、业财一体化，方便财务对账
合同申请单设置了结算方案，在提交合同审批的同时也把财务履约的情况进行了规定。等合同付款申请单通过后，财务人员就可以通过线上银企直联进行付款，流程结束即可一键推送到用友系统生成凭证，免除了手工记账，人工核对，免除了很多不必要的工作，提高了工作效率。
当物业进行降免租或有提成租金时，可结合抵扣的数据进行支付，对于提成租金，系统能提供计算公式，财务手动生成提成应付款，可免除手工计算的麻烦。当门店关店时，系统会根据关店日期，剔除支付，当门店恢复运营时，才会进行正常支付。
7、定期支付解决方案
餐饮企业门店众多，签订了大量租赁合同。租赁合同是周期性合同，和一般的合同相比，支付次数多（月付或季付），支付日期固定，友为合同管理系统有定时功能，可以提前10天，生成支付单并进行汇总，然后批量提交审核，通过后即可进行批量支付，避免了付款逾期，需要缴纳滞纳金的风险。批量审核、支付也大大提高了工作效率，减轻了财务的工作量。
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