人才培养始终是我国高校的主要职责，而众多高校在“双一流”建设过程中同样非常重视关于人才培养的对外交流。
然而，目前高校对外教育交流项目的业务内容繁杂、部门关联多，且以人工操作为主，缺乏有效的信息管理系统进行登记、审批、备案和分析，不能及时追溯和分析相关数据，这就造成许多对外交流项目规划很难及时响应新冠疫情变化，相关对外教育交流工作无序且被动。办公数字化、数据精细化、业务移动化的需求日益迫切。
本文将通过分析对外教育交流的学生管理需求和业务管理流程，提出高校对外教育交流管理信息系统的功能设计思路以及系统主要功能的实现方案。
本文还会以同济大学对外教育交流项目管理系统实践为例，展示前后端分离的Web应用架构，分别是基于MVVM的前端Vue渐进式开发模式和基于Python的后端FastAPI Web快速开发模式。
系统建设需求与目标
对外教育交流项目管理信息系统的总体需求是通过与学校本科生院、研究生院、校信息中心、资产处等职能部门对接，面向申请对外教育交流项目的交流生(包括各类长短期交流生以及本硕博联培学生)，构建一个从信息发布、学生申请、审批录取、立项报到到学习结业的全流程过程管理信息系统。
该过程管理信息系统需要实现三大功能，包括：面向高层管理者的统计监控和决策分析功能，面向协作单位的跨部门、跨地区的数据交换共享功能，面向交流生的日常事务管理和监督功能。
为此，对外教育交流项目管理信息系统明确三项建设目标，具体包括：
1.日常管理：负责交流生报到、退学及离校管理，协助学院有效管理学生日常学习和生活，使职能部门及时了解和掌握学生的动态，便于发现并及时解决问题；
2.统计分析：一方面为交流生合作高校和协作部门提供信息和流程进度的查询功能，检索所需数据和文件；另一方面为项目协调人和管理者提供多维度、多层次的实时统计分析数据，以图表等方式直观呈现和表达，从而方便其及时掌握交换生整体和动态情况；
3.权限管理：为学生、学院、项目审核部门及其他不同职能部门的用户设置相应的系统角色，设置审核流程，通过系统设置发布、审核、浏览等操作权限，实现不同角色分权限查询和使用的功能，既保证了数据查询的安全性，也保证了统计结果的可信度。
具体而言，系统将用户角色分为以下七个层次，并赋予其对应的业务职能：
1.校级项目分管领导：负责对项目中涉及的各项业务流程进行审核和监督，确认各业务条线的审核结果；
2.校级项目协调人：负责交流生从申请到结业的全过程管理工作，负责合作高校与本校相关部门之间的交流和协同工作，完成业务统计和报表制作；
3.学院分管领导：负责交流生的录取审批和日常管理，查看本学院交换生的整体情况和信息；
4.学院项目联络人：负责与校级项目联络人对接，发布院级项目信息，审批项目以及管理学生日常；
5.协作职能部门(本科生院、研究生院、信息办、资产处)联络人：负责交流生学号和一卡通的编制以及住宿安排；
6.合作高校对应项目联系人：负责本校名单提名与审核；
7.交流生：获得推荐后，提交申请、到校注册报到、结业报告等资料。
系统流程分析
对外教育交流项目管理信息系统依托高校有关管理办法，以满足需求和解决问题为导向开展流程设计和优化再造。
图1 交流生接收管理优化流程
流程设计与优化分析以交流生接收管理工作为例，结合图1所示，具体如下：
第一步，项目审核部门发起项目通知，交流生项目申请通过合作高校递交；
第二步，项目审核部门进行初审后交由接收院系对材料进行审核并签署接收意见；
第三步，相关职能部门根据院系意见进行学号、一卡通和住宿的编制和安排；
第四步，交流生抵校后前往学院报到完成注册，领取学生证、一卡通并落实选课和住宿等事项；
第五步，学期结束，递交离校循环单，完成退宿离校；
最后，校级项目协调人向合作院校发放交流生成绩单，流程结束。
系统功能设计
通过用户需求调查和业务流程分析，梳理出对外教育交流项目管理信息系统功能结构。
该系统功能包括系统管理、项目管理、公告管理，以及包含学籍管理和录取名单管理在内的交流生接收管理等，具体如下：
1.系统管理：项目协调人可以创建、修改用户信息，维护合作高校以及相关联络人信息，为公共的、可复用的文档模板提供管理；
2.项目通知：项目协调人对交流生项目业务生命周期进行管理，从创建、审批、发布、立项，直到项目完成；
3.公告管理：发布各类通知公告，如学校活动、评奖申请、节假日、政策信息等；
4.学籍管理：项目协调人及相关院系对交流生来校手续、报到入学、结业和离校手续等全过程进行管理；
5.录取名单管理：项目负责人和协调人可以通过项目详情页面查看详细的录取信息，包括各合作高校分别提名的交流生名单、各学院分别录取的学生统计信息、各学院提交的录取确认书、被录取学生名单及审批的详细过程等。
同济大学对外教育交流项目管理信息系统实例
同济大学根据上述总体设计思路，以已经开展的境外学生教育交流项目为应用对象，采用前后端分离的Web应用架构，前端是基于MVVM的Vue渐进式开发模式，后端是基于Python的FastAPI Web快速开发模式，实现了同济大学对外教育交流项目管理系统的应用。系统主要实现的功能包括三项：
一是系统管理。该模块包括用户管理、学院管理、文档管理、合作高校管理以及参数管理。其中，院级项目系统负责院级项目信息发布、与对方高校院级项目窗口联系人交流和协调，以及派出学生的信息登记。
二是项目通知管理。该模块主要内容是从项目创建、审批、发布、立项，直到项目完成。具体项目状态包括：
- 撰写项目通知(草稿)。新建项目后，项目处于该状态，项目创建者可以随时修改完善项目信息。
- 项目详情。详情页面显示与该项目相关的合作高校、招生学院、交流项目推荐名单等框架信息以及项目具体信息。
- 项目发布、驳回、延期和撤销。系统自动发送项目通知给合作高校，合作高校根据系统提示，进行操作。如果院级项目通知不满足发布条件，项目协调人可将其驳回。如果提名时间或资料提交时间有所调整，可以执行延期操作。对要延期的项目通知，可以进行相关信息的修改，并说明延期原因。如有特殊原因，可以直接撤销。
- 材料审批。申请人递交申请资料后，正式进入录取审批环节，先由项目协调人进行初审，通过后再由学院联络人进行复审。院级项目由学院联络人直接审批。
- 立项。由项目协调人发起，并需本科生院、研究生院、资产处、信息办等部门协助完成，最后生成入学邀请函，发送到合作高校。
三是学籍管理。交流生收到入学邀请函后，于规定时间报到入学。学期结束，交流生需办理结业和离校手续，由项目协调人及相关院系执行。项目协调人录入交流生的报到状态(已报到、未报到)，并填写情况说明。学期结束时，交流生完成并递交离校循环单和交换心得。交流生因某些原因(如家庭、身心健康等)需要中止学业，由项目协调人/学院联络人进行退学操作。
通过各系统模块功能的实践，对外教育交流项目日常管理工作实现了数字化转型，显著提高了项目管理部门的办公效率和质量。
例如，通过灵活定义项目类型、等级、状态、所在学年(学期)，学院或项目管理部门实现了项目分类管理、项目流程可视化，并获得了精准的学生数据，方便学生信息全流程查看、分析和存档。此外，通过数据共享、交换、集成和互动，合作院校联络信息、学生管理状态信息的有效性得以维系，增强了学院与学校职能部门之间的互动，提升对外教育交流管理水平。
对外教育交流项目管理信息系统的建设，对于提升高校对外教育交流的信息化管理水平具有积极影响。同济大学对外教育交流项目管理信息系统于2021年10月正式上线运行，极大地支撑了同济大学对外教育交流的高质量内涵式发展，提升了学校对外工作形象。接下来，学校将进一步强化部门之间数据的共享关联，以数据驱动优化系统流程，提升对外教育交流项目服务质量。
作者：陶明霞、厉凌哲、刘春（同济大学外事办公室)
责编：陈荣
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。