作者：郭朝刚
会议，作为一项经常性工作项目，这是每一位管理者都必然面对的重要问题。会议作为传情达意、信息沟通的媒介，开会目的主要是为了解决问题、传达文件，形成会议决议，为下一阶段工作开展奠定良好的基础。
根据相关咨询机构的不完全统计，各类企业的各级管理者，平均有80%的时间都消耗在会议方面。也难怪有些人戏称：领导不是在开会，就在准备开会呢。
作为一名管理者，不论是高管、中层、还是基层主管，你是否可以高效主持一场会议呢？今天，郭老师就与大家一起探讨会议管理的若干问题，以及如何建立高效的会议管理体系。
各级管理者，特别是高管们，管理一个组织，或是分管若干部门，应当具备优秀的会议管理能力，明确会议目的、需要解决的问题、流程、人员与时间安排等，从制度安排，到预算计划，方方面面落实到位。
各级各类会议中常见的问题清单。
会议召开前期、中期、以及后期，如果没有策划准备充分，必然就会出现这样或那样的问题，大多数问题分类整合为如下情形：
1、会议主题不突出，目的不明确。
总而言之，就是会议跑题了，偏离了开会的初衷。作为管理者，必须明白在组织一场会议之前，必须明确会议究竟是为了解决什么问题而召开。常见的会议主题：传达上级指示/文件精神、项目研讨、报告讲座、日常例会等。在召开会议之前，必须做好调研与详细的策划工作。
2、没有明确的会议研讨议程，或者流程不清晰。
组织者在召开会议之前，准备好书面的会议日程安排，明确每一阶段的内容，落实责任人与时间安排等。在执行会议议程时，按部就班地实施，不要跑离主题，不能不按流程执行。
3、参会人员分类不清，或是参会者的角色功能缺失。
会议所涉及的人员，包括主持人、报告人、参会人、列席人员等。必须根据会议主题，做好全面设计与安排。并且通知到位，确定参会人员名单，明确相关人员的角色安排。
4、会议的建议与意见得不到充分研讨与彼此尊重。
会议负责人，必须提前安排好记录人员，充分听到各方的建议与意见，不能偏听偏信，否则，会议就会流于形式，背离主题而达不到预期效果。合理安排，做好记录，议而能决，议而有果。
5、会议没有记录以及没有跟踪措施。
会议一定安排记录人员，落实责任人、执行措施，以及完成时限等，指定人员记录会议内容，会后整合好记录并分发参会人员，以便于下次会议时跟踪会议决议的执行情况。
组织必须建立明确的会议管理制度。
一个组织，会议是经常性的工作。管理者履行职责，会议也是一项关键体现绩效的措施。管理者，必须明确会议的主题目的，不能为了开会而开会。
建立明确的会议管理制度，这是管理者需要提前做好的基本工作职责。示例如下所示。
会议管理制度，主要包括：目的、原则，会前准备事项、会议纪律、会中要求、保密事项、会后落实、其他事项等。
一套完整的会议管理制度，除了具有如下的会议管理的文字方面的制度之外，还应当具有会议的流程，以及会议所需的通知、签到、记录等各类表单。大中型的企业，还建立了各自的会议智能信息管理系统，通过系统来预约会议室，分发会议通知，通过网络软件、APP等来组织线上会议等。
如何打造高效的会议管理体系？
管理者基于调查研究，建立规范高效的会议管理体系，其基本管理模型就是5W1H。
一个完整全面的会议管理体系，必然包含如下关键要素：
1、Why 会议目的意义。
必须明确到底是为什么要开这个会？是否可以不开？开会需要解决哪些问题？开会必须是师出有名，解决实际问题。不开无意义的会议，更不能为了开会而开会。
2、What会议议程、事项、材料等。
会议的内容，包括但不仅限于所组织会议的议程、涉及到哪些具体事项，需要提前准备哪些材料，在会前需要责任到人，检查跟踪落实情况。如此，在开会时方可有效实施。
3、Where会议地点。
会前必须制定具体的开会地点，以及相应的交通参考路线，或者组织者所提供的交通工具。在会议通知中明确告知所有参会人员。
4、When会议时间。
会议所涉及到的开始时间、结束时间，必须提前有一个规划，并且明确在会议通知中明确，如有异常需要及时调整，并告知参会者。
5、Who会议人员。
参会者，包括：负责人、主持人、报告人、参会人员、列席人员。落实责任人全部通知到位，并且收到参会人员的反馈。
6、How 如何落实会议决议。
会议的内容，经过研讨所形成的各项议程、会议的决议，会议所取得的成果。通过会议管理系统，从计划到实施，从实施到记录，从记录到跟踪落实，每一个细节必须明确细则，做到人人都管事，事事有人管，人事相宜。
小结。
高效的会议，从策划到实施，从研讨到决议，从记录到成果，必须基于制度全面系统，建立会议管理系统，根据会议流程来有序执行，责任到人，做好高效的时间管理，落实到位，追求成果。
会议管理是一项极为复杂的管理性工作，必须遵循以终为始的理念，掌握会议管理的技巧并非一日之功，各级管理者必须通过书本学习，在实践中学习，从会议中学习，学无止境，学有所成，思考得失，悟有所得，终能成事。
本文作者：郭朝刚，奇哲创始人，中管院客座教授，高级人力资源管理师。
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