成本管理系列之如何做好企业招待费的管控(怎么管控公司业务招待费)

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第1章 总则

第1条 实施目的

为规范公司公关招待管理工作,明确公关招待流程、礼仪和标准,维护与提升公司形象,特制定本办法。

第2条 适用范围

1.本办法适用于公司总部、成员公司和项目组的招待管理工作。

2.本办法所称公关招待是指对以建立、维护良好关系或重大业务谈判为目的来访的政府机构、相关公司、客户、社会团体等的招待,以下统称“招待”。

3.本办法不包括项目开业典礼、揭牌、点火仪式等活动,此类活动的招待需结合行业特点制定指导性方案,其预算由相关单位或部门执行。

4.如果是出差时请客户发生的餐费,则列入招待费。

第2章 招待标准和程序

第3条 各级行政管理部门为公关招待的管理机构。

第4条 各业务招待部门要严格按照A、B、C三级招待规格和标准具体执行,如下表所示。

业务规格和标准

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第5条 A级招待方案应该提前三天拟订,B级和C级如果拟订会影响工作效率的话,可以不拟订招待方案。来不及拟订方案的可进行草拟或口头汇报招待工作。涉及其他部门或人员的,招待管理部门应提前24小时通知对方,并详细说明情况与注意事项。

第6条 陪同来访人员用餐时,如来宾人数在10人以下,原则上我方陪同人员最多不得超过3人;如来宾人数在10人以上,则每增加5人我方增加1名陪同人员。

第7条 招待管理部门应按季度对招待工作进行汇总分析,并提交上一级主管部门。

第8条 对于重要的来宾应设立招待卡,详细记载其爱好、兴趣与特点等。

第3章 招待费的使用

第9条 招待费主要包括餐费、住宿费、礼品赠送费、车辆使用费、胶卷及洗印费,鲜花、水果、饮料等购买费和笔、墨、纸张费。

第10条 住宿和就餐原则上就在公司规定的酒店及饭店。

第11条 招待费应在《招待审批单》(如下表所示)“费用预算”一栏中填写,一同申请报批。

招待审批单

填表人: 填表时间: 年 月 日

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第4章 招待费的审批

第12条 招待主管部门领导根据《招待审批单》的内容对预算进行审核,特殊情况超过本级审批权限的,须报上一级领导批准。

第13条 招待费由财务部根据审定后的费用数额借支。

第14条 招待工作结束后三日内,经办人将主管领导签字后的发票凭证与《招待审批单》一起送财务部核算报销。

第5章 招待费的报销

第15条 财务部根据年度经营预算核定各部门的招待费总额,由部门分解月度支出额,按月度分解预算定期考核,超额部分由部门经理承担。

第16条 集团各部门及各子公司上报本单位业务招待费用预算,由财务总监(或财务经理)掌握开支。

第17条 属于预算内的业务招待费用,凭正式票据由经手人签字,注明活动性质、参加人数,报部门经理审批,由助理总经理(含)以上的各主管领导签字、财务总监核准后予以报销。子公司则要有总经理助理(含)以上的各主管领导签字,由财务总监(或财务经理)核准后予以报销。

第6章 附则

第18条 本办法由财务部制定,经总经理批准后实施。

第19条 本办法自颁布之日起实施。

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